De Convergence vers Zimbra

Ce chapitre s’adresse aux personnes qui n’ont pas pu importer leurs données de Convergence vers Zimbra, bien que leurs comptes aient déjà été migrés sur Zimbra.

1. Principes généraux de la migration

 Lors de la bascule vers Zimbra, seuls les messages (mails) sont automatiquement conservés.

En conséquence, les éléments suivants ne sont pas migrés automatiquement depuis Convergence

o   Carnets d’adresses et groupes de contacts

o   Calendriers

o   Filtres de messagerie

o   Message d’absence

o   Signature

Ces éléments doivent être exportés manuellement depuis Convergence, puis réimportés manuellement dans Zimbra.

2. Données à récupérer depuis Convergence (avant la bascule)

Voici les étapes préalables à réaliser, afin de reprendre rapidement l’accès à vos courriels et poursuivre vos usages habituels sans interruption.

2.1 Carnets d’adresses et groupes de contacts

Ce qui est concerné : - Carnets d’adresses personnels - Groupes de contacts créés dans Convergence

Format d’export requis : vCard 3.0 (.vcf)

Points d’attention : - L’export ne conserve pas automatiquement l’arborescence. - Pour préserver l’organisation, il est recommandé d’exporter chaque carnet et chaque groupe séparément. - Bonnes pratiques de nommage : - carnet_nom.vcf - groupe_nom.vcf

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2.2 Calendriers Convergence

Ce qui est concerné : - Tous les calendriers visibles dans Convergence - Événements et tâches associés

Format d’export requis : iCalendar (.ics)

Bonnes pratiques : - Exporter chaque calendrier séparément. - Nommer clairement les fichiers : nom_calendrier.ics. - Les événements récurrents sont automatiquement inclus.

2.3 Filtres de messagerie

Spécificité importante : - Les filtres Convergence ne peuvent pas être importés automatiquement dans Zimbra.

Méthode recommandée : - Créer un fichier texte (ex. filtres_messagerie.txt). - Pour chaque filtre Convergence, relever : - Nom du filtre - Conditions - Actions associées

???? Ces informations serviront à recréer manuellement les filtres dans Zimbra.

2.4 Message d’absence

Méthode : - Créer un fichier texte (ex. absence_messagerie.txt). - Copier : - Message à destination des collègues - Message à destination des expéditeurs externes

2.5 Signature

Méthode : - Créer un fichier texte (ex. signature_messagerie.txt). - Copier l’intégralité du contenu de la signature Convergence.

3. Import des données dans Zimbra (après la bascule)

Une fois la bascule effectuée, connectez-vous à la messagerie nationale Zimbra via votre portail académique.

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3.1 Import des contacts

Chemin : Préférences → Importer / Exporter

Procédure : - Sélectionner le fichier .vcf exporté depuis Convergence. - Choisir le type : Contacts. - Créer un nouveau carnet ou importer dans un carnet existant. - Répéter l’opération pour chaque fichier.

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3.2 Import des calendriers

Chemin : Préférences → Importer / Exporter

Procédure : - Sélectionner le fichier .ics. - Choisir Calendrier comme destination. - Nommer le calendrier lors de l’import.

Limites connues : - Les rappels doivent être reconfigurés manuellement. - Certains types d’événements Convergence ne sont pas repris.

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3.3 Import sur les boites fonctionnelles

Lorsque vous disposez des droits de membre ou de propriétaire d’une boîte fonctionnelle, il est possible d’y importer directement des données (contacts et calendriers).

Import par envoi direct à la boîte fonctionnelle

Les fichiers de contacts et de calendriers peuvent être envoyés par message électronique à l’adresse de la boîte fonctionnelle concernée.

À la réception du message, l’interface de messagerie permet d’intégrer le contenu du fichier dans le compte de la boîte fonctionnelle :

⚠️ Point d’attention
Assurez-vous que l’intégration est bien effectuée dans la boîte fonctionnelle et non dans votre messagerie personnelle, en particulier si vous avez accès à plusieurs comptes.

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3.4 Recréation des filtres

Chemin : Préférences → Filtres

Procédure : - Créer chaque filtre manuellement à partir des informations sauvegardées. - Vérifier les conditions et actions, certaines options pouvant différer de Convergence.

3.5 Paramétrage du message d’absence

Chemin : Préférences → Hors du bureau

Procédure : - Activer la réponse automatique. - Copier les messages depuis le fichier texte préparé. - Enregistrer.

3.6 Création de la signature

Chemin : Préférences → Signature

Procédure : - Passer l’éditeur en format HTML si nécessaire. - Coller la signature sauvegardée. - Enregistrer et associer la signature aux messages.

4. Points de vigilance et recommandations

Voici quelques éléments à considérer :

·         Vérifier chaque import immédiatement après réalisation.

·         Conserver les fichiers d’export jusqu’à validation complète.

·         Certaines différences fonctionnelles entre Convergence et Zimbra sont normales.

·         En cas d’anomalie bloquante, contacter l’assistance académique.

5. Résumé et Checklist

Voici le résumé des actions à entreprendre :

5.1 Résumé rapide

Élément

Export Convergence

Import Zimbra

Contacts

vCard (.vcf)

Import direct

Calendriers

iCalendar (.ics)

Import direct

Filtres

Copie manuelle

Recréation

Message d’absence

Copie texte

Reconfiguration

Signature

Copie texte

Recréation

5.2 Checklist rapide – Migration Convergence → Zimbra

AVANT la bascule (sur Convergence)

☐ J’ai exporté tous mes carnets d’adresses (format .vcf – vCard 3.0)
☐ J’ai exporté tous mes groupes de contacts séparément
☐ J’ai exporté chacun de mes calendriers (format .ics)
☐ J’ai sauvegardé mes filtres de messagerie dans un fichier texte
☐ J’ai copié mon message d’absence dans un fichier texte
☐ J’ai copié ma signature dans un fichier texte
☐ J’ai conservé tous les fichiers dans un dossier facilement accessible

APRÈS la bascule (dans Zimbra)

☐ Je vérifie que j’accède bien à la messagerie nationale Zimbra (et non Convergence)

Carnets d’adresses
☐ J’ai importé tous mes fichiers .vcf
☐ J’ai recréé l’organisation de mes carnets et groupes

Calendriers
☐ J’ai importé tous mes fichiers .ics
☐ J’ai vérifié les événements et recréé les rappels si nécessaire

Filtres
☐ J’ai recréé manuellement mes filtres dans Zimbra
☐ J’ai vérifié leur fonctionnement

Message d’absence
☐ J’ai reconfiguré mon message d’absence
☐ J’ai vérifié les messages internes / externes

Signature
☐ J’ai recréé ma signature (format HTML si besoin)
☐ J’ai vérifié qu’elle s’applique aux nouveaux messages

Validation finale

☐ Je retrouve l’ensemble de mes données essentielles
☐ Les imports sont cohérents et fonctionnels
☐ Je peux supprimer les fichiers d’export uniquement après vérification complète

6. Pour aller plus loin

Des tutoriels détaillés (pas à pas illustrés) sont disponibles sur le site officiel Mon Aide Numérique et permettent d’approfondir les différentes opérations de transfert et d’import des données de messagerie.

https://monaidenumerique.education.gouv.fr/tutoriels/messagerie/je_transfere_mes_donnees/#introduction

7 . Récupérer ses données sur Convergence après migration

Depuis la mise en place de la nouvelle messagerie nationale Zimbra, seuls les e-mails ont été migrés de Convergence vers Zimbra. Malheureusement, seuls les carnets d’adresses et les calendriers peuvent être récupérés.

Se connecter à Convergence

Se connecter à Convergence

convergence.png

Exporter ses carnets d'adresses depuis Convergence

Exporter ses carnets d'adresses depuis Convergence

exp_car.png

L’exportation ne conserve pas l'architecture des adr_icon.png carnets d’adresses ni les groupe_icon.png groupes enregistrés. Pour les préserver, vous devez effectuer la procédure ci-dessous chaque adr_icon.png carnet et chaque groupe_icon.png groupe séparément.

exp_car2.png

Pour aller plus vite : vous pouvez suivre la procédure uniquement pour les groupe_icon.png groupes, puis reconfigurer manuellement les adr_icon.png carnets d’adresses directement dans la nouvelle messagerie nationale Zimbra.

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exp_car5.png

exp_car4.png

Exporter ses calendriers depuis Convergence

Exporter ses calendriers depuis Convergence

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L’exportation devra être effectuée pour chacun des calendriers que vous possédez. Dans les exemples ci-dessous, nous illustrerons la procédure avec les calendriers de Bond James et Leiter Felix.

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Les événements récurrents seront automatiquement exportés, il est donc inutile de définir une date de fin trop éloignée pour les inclure.

cal_click_export.png

imp_cal2.png

Importer ses carnets d'adresses sur Zimbra

Importer ses carnets d'adresses sur Zimbra

Accès aux carnets d'adresses

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imp_import_export.png

Importer ses carnets d'adresses

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imp_car1.png

imp_car2.png

imp_car3.png

Le champ « Couleur » n’a qu’une valeur esthétique et n’impacte pas le fonctionnement du calendrier.

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Importer ses calendriers sur Zimbra

Importer ses calendriers sur Zimbra

Accès aux calendriers

imp1.png

imp2.png

imp_import_export.png

Importer ses calendriers

Les paramètres "Rappels" et "Type d’évènement" ne seront pas sauvegardés. Si nécessaire, vous devrez reparamétrer manuellement les rappels. Le type d’évènement disparaissent avec la nouvelle messagerie.

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cal_imp2.png

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Si vous importer un fichier d'export d'agenda différent de votre agenda professionnel académique a votre nom vous avez la possibilité de créer un nouveau nom et agenda (vacance, perso ,...) en cliquant sur Nouveau

Le champ « Couleur » n’a qu’une valeur esthétique et n’impacte pas le fonctionnement du calendrier.

cal_imp4.png

cal_imp5.png

8. Importer les contacts de sa messagerie fonctionnelle

Cette procédure a pour objectif de vous accompagner dans le rattrapages des contacts d'une boite fonctionnelle qui a déjà migrer sur Zimbra.

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