Documentation XIVO

XIVO est la solution open source de téléphonie IP destinée à vous offrir une gestion complète de vos communications. Cette application est recommandée par le Socle Interministériel des Logiciels Libres pour assurer une communication fiable et sécurisée au sein des Académies.

Ce guide de documentation a pour objectif de vous accompagner à chaque étape de la configuration de votre outil XIVO, jusqu’à la gestion des postes et des fonctionnalités avancées.

Paramétrer son poste
⚠️ - Utiliser le téléphone fixe ou le softphone Xivo
Gérer ses contacts
Gérer ses appels
Envoyer un message / mail
Appel à l'international

Paramétrer son poste

Dans cette partie, nous allons voir comment paramétrer l’ensemble de votre poste d’appel, notamment les éventuelles redirections d’appels, ainsi que la configuration des périphériques et du casque.

Toutes les étapes sont nécessaires pour paramétrer au mieux votre application XIVO.

Ouvrir l'application XIVO

Cliquez sur le bouton " Démarrage". Recherchez "Xivo". Cliquez sur "`xivo-desktop-assistant`". L'application s'ouvre.
Sur la page d'authentification, renseignez vos identifiants Métice pour vous connecter.

Gérer son poste d'appel

En haut à droite, cliquez sur " Gestion d'Appels". L'icone peut varier avec "" selon le périphérique d'appel sélectionné.
Sélectionnez votre périphérique d'appel : CLIENT XIVO : Application XIVO TÉLÉPHONE : Téléphone fixe Documentation sur la différence entre les deux périphériques.
Activez le mode « Ne pas déranger » pour que le correspondant soit redirigé vers la messagerie.
Activez le mode « Renvoyer tous les appels » pour rediriger vos correspondants vers un autre numéro. Activez le mode « Renvoyer les appels en cas de non-réponse » pour transférer un appel si aucune réponse n’est donnée après 30 secondes de sonnerie. Vous ne pouvez activer qu’un seul des 2 modes.
Cliquez sur "FERMER".

N’oubliez pas de désactiver le mode « Ne pas déranger » lorsque vous êtes à votre poste, sans quoi vous ne recevrez plus aucun appel.

Paramétrer les périphériques audio

En haut à droite, cliquez sur " Configuration".
Sélectionnez les périphériques que vous souhaitez utiliser : Périphérique de sortie : appareil sur lequel vous entendrez votre correspondant. Périphérique d’entrée : micro utilisé pour communiquer. Périphérique de sonnerie secondaire : deuxième appareil permettant d’entendre seulement les appels entrants.

Pour tester vos périphériques audio, vous pouvez appeler le *55, une ligne prévue pour effectuer des tests d’écho.

Modifier sa sonnerie

En haut à droite, cliquez sur " Configuration".
Cliquez sur "Sonnerie".
Écoutez les différentes sonneries et sélectionnez celle que vous souhaitez utiliser. En haut à droite, cliquez sur la croix pour fermer la fenêtre.

Décrocher avec son casque

En haut à droite, cliquez sur " Configuration".
Cliquez sur " Décroché au casque".
Une nouvelle fenêtre s'ouvre et rechercher votre casque. Une fois trouvée, cliquez sur votre casque.
Le nom de votre casque s'affiche.

Le simple fait de paramétrer votre casque dans la catégorie « Décroché au casque » ne signifie pas qu’il sera utilisé par défaut pour la communication. Cette option permet uniquement d’utiliser les boutons du casque pour décrocher un appel. Pour que le casque soit utilisé lors des appels, configurez les périphériques audio comme indiqué plus haut.

Activer / Désactiver l'ouverture de XIVO au démarrage

Activer / Désactiver l'ouverture de Xivo au démarrage

Cliquez sur le bouton " Démarrage". Recherchez "Gestionnaire des tâches". Cliquez sur " Gestionnaire des tâches". Une nouvelle fenêtre s'ouvre.
À gauche, cliquez sur " Applications de démarrage"
En haut, dans la barre de recherche, inscrivez "xivo". Lancez la recherche.
Faites un clic droit sur l'application `xivo-desktop-assistant.exe`. Cliquez sur Activer / Désactiver (selon vos préférences).
Vérifiez que votre statut a bien été modifié dans la colonne "Statut".

Créer un groupe d'appel

Un groupe d’appel permet d'appeler en même temps plusieurs utilisateurs appartenant à un même service, en composant un unique numéro. Offrant à l’appelant une expérience simple, fluide et centralisée.

Pour créer un groupe d'appel, le chef de la division doit effectuer la demande dans un ticket Fil@os.

Une fois intégré au groupe, vous pouvez :
- Mettre en pause les appels pour le groupe
- Prendre les appels pour le groupe

Tutoriel vidéo

Félicitations, vous savez désormais comment configurer vos poste d'appel.

⚠️ - Utiliser le téléphone fixe ou le softphone Xivo

Pour les utilisateurs disposant d’un téléphone fixe, l’application XiVO peut contrôler deux périphériques d’appel :

votre téléphone fixe
et votre softphone XiVO (application installée sur l’ordinateur)

Différence entre les deux téléphériques :

CLIENT XIVO	TÉLÉPHONE

Correspond à l’application XiVO installée sur votre ordinateur. Lorsqu’il est sélectionné, les appels entrants et sortants passent directement par votre PC.	Correspond à votre poste téléphonique physique présent sur votre bureau. Lorsqu’il est sélectionné, les appels passent directement via ce téléphone fixe.

Choisir son périphérique

Les deux périphériques ne peuvent pas être utilisés simultanément. Il est donc important de sélectionner celui qui correspond à votre situation :

Vous disposez d'un téléphone fixe à côté de vous : "TÉLÉPHONE"
Vous n'avez pas de téléphone fixe à côté de vous : "CLIENT XIVO"
Vous êtes en télétravail ou en déplacement : "CLIENT XIVO"

Exemple de mauvaise pratique : Vous êtes en télétravail mais avez laissé le périphérique « Téléphone » activé. Dans ce cas, tous vos appels seront reçus sur votre poste fixe resté au bureau.

Pour éviter toute forme de confusion et réduire les manipulations, il est conseillé de paramétrer par défaut le périphérique sur "CLIENT XIVO".

Paramétrer son périphérique

En haut à droite, cliquez sur " Gestion d'Appels".

L'icone peut varier avec "" selon le périphérique d'appel actuellement sélectionné.

Choisissez votre périphérique d’appel en vous référant aux exemples plus haut.

Cliquez sur "FERMER".

Gérer ses contacts

Dans cette partie, nous allons voir comment créer et modifier vos contacts. À noter que, par défaut, votre annuaire académique est déjà initialisé sur votre profil et que ces contacts ne sont pas modifiables.

Les tutoriels ci-dessous concernent uniquement les contacts que vous avez créés personnellement.

Créer un contact

En haut à droite, cliquez sur "Configuration".
En haut à gauche, cliquez sur "Contacts".
Cliquez sur "Créer un contact".
Inscrivez les informations de votre nouveau contact. Pour intégrer plus de numéro au contact, cliquez sur le symbole "∨" à droite du champ "Numéro Principal". Pour ajouter le contact dans vos favoris, cliquez sur le symbole ★. Cliquez sur "CONFIRMER"

Importer des contacts

En haut à droite, cliquez sur "Configuration".
Cliquez sur " Importer des contacts". Votre explorateur de fichiers s'ouvre. Sélectionnez votre fichier de contacts.
Un message de validation apparait.

Exporter ses contacts

Exporter des contacts

En haut à droite, cliquez sur "Configuration".
Cliquez sur " Exporter des contacts". Votre explorateur de fichiers s'ouvre. Choisissez un nom pour votre fichier et enregistrez-le.

Mettre un contact en favori

Dans le champ "NUMERO / NOM", recherchez votre contact. Cliquez sur "Rechercher".
Tous les contacts similaires à votre recherche apparaissent. Cliquez sur "Modifier" à côté de votre contact.
Cliquez sur "★ Ajouter le contact aux favoris". Cliquez sur "CONFIRMER".
Votre contact apparait sur votre page d'accueil.

Tutoriel vidéo

Félicitations, vous savez désormais comment configurer vos contacts.

Gérer ses appels

Dans cette section, nous allons découvrir toutes les fonctionnalités que l’application XIVO offre lors de l’émission et de la réception d’appels téléphoniques.

Connaitre le statut d'une personne

	L'utilisateur est disponible
	L'utilisateur est en cours d'appel
	L'utilisateur est mis en pause dans son appel
	L'utilisateur est occupé avec un appel

Appeler un numéro non enregistré

Dans le champ "NUMERO / NOM", écrivez le numéro à appeler.
À droite, cliquez sur "Appeler".
L'appel se lance.

Appeler un contact enregistré

Appeler un contact

Dans le champ "NUMERO / NOM", recherchez votre contact. Cliquez sur "Rechercher".
Tous les contacts similaires à votre recherche apparaissent. Cliquez sur "Appeler" à côté de votre contact.
L'appel se lance.

Recevoir un appel

Lorsqu'une personne essaye de vous contacter, vous recevez deux types de notifications différentes.

UNE POP-UP SUR L'APPLICATION XIVO	UNE POP-UP SUR VOTRE ORDINATEUR

Cliquez sur "ACCEPTER" pour répondre à l'appel.	Cliquez dessus et l'application XIVO s'ouvrira automatiquement.

Une fois l'appel accepté, vous avez plusieurs fonctionnalités utilisables durant l'appel.

Clavier : Accès au pavé numérique pour écrire des chiffres
Mettre en attente : Couper votre casque ET votre micro
Désactiver le micro : Couper seulement votre micro
Raccrocher : Mets fin à l'appel

Recevoir un double appel

Vous êtes déjà en appel avec une première personne.
Vous avez un appel entrant ou vous souhaitez effectuer un second appel. Acceptez l'appel.
Vous êtes en appel avec la seconde personne.
Pour repasser au premier appel, appuyez sur le bouton "Reprendre".
Vous êtes repassés au premier appel.

Vous pouvez ainsi de suite passer d'un appel à l'autre en appuyant sur le bouton "Reprendre".

Gérer son historique d'appel

En haut à gauche, cliquez sur " Historique des appels".

Voici toutes la légende :

appel émis
appel reçu
appel perdu
date et heure de l'appel
durée de l'appel
ajouter dans les contacts
rappeler la personne

Activer/Désactiver sa messagerie vocale

*En haut à droite dans la barre de recherche, appelez le numéro `90`.**
Vous entendrez l'une des deux phrases suivantes : "votre messagerie a été désactivée" "votre messagerie a été activée"

Accéder à votre messagerie vocale

En haut à droite dans la barre de recherche, appelez le numéro `98`. OU Cliquez sur le symbole " Boîte vocale".*
Durant votre appel, gérer vos messages vocaux.

Effectuer un transfert d'appel

Vous êtes en appel avec quelqu'un.
Vous cherchez la personne vers qui vous voulez transférer l'appel et vous l'appelez.
Une fois qu'il a répondu, cliquez sur le bouton " Transférer".
L'appel est transféré et les deux appels disparaissent de votre écran.

Faire une conférence

Appelez une première personne.
Appelez une seconde personne
Cliquez sur le bouton " Conférence".
La conférence est en cours.

Tutoriel vidéo

Félicitations, vous savez désormais comment gérer vos appels

Envoyer un message / mail

Depuis l'application XIVO, vous avez la possibilité de contacter vos correspondants par écrit, soit directement via la messagerie instantanée, soit en leur envoyant un e-mail.

L’envoi de messages instantanés et de courriels n’est possible qu’avec vos contacts figurant dans l’annuaire académique. Si le contact a été ajouté manuellement par vos soins, cette fonctionnalité n’est pas disponible.

Envoyer un message instantané

Dans le champ "NUMERO / NOM", recherchez votre contact. Cliquez sur "Rechercher".
À droite, cliquez sur "Envoyer un message".
Envoyer un message à votre destinataire.

Retrouver toutes ses discussions

En haut à gauche, cliquez sur " Historique de messagerie"

Retrouvez votre discussion avec votre interlocuteur.

S'il y a trop de discussions vous pouvez effectuer une recherche avec le champ "NUMERO / NOM" en haut à droite.

Envoyer un mail

Dans le champ "NUMERO / NOM", recherchez votre contact. Cliquez sur "Rechercher".
À droite, cliquez sur " Envoyer un mail".
Une application de boite mail s'ouvre. (ci-contre, Thunderbird) Écrivez et envoyez votre mail.

Félicitations, vous savez désormais comment envoyer des messages ou des mails à vos contacts.

Appel à l'international

L'objectif est de formaliser le traitement des demandes afin de garantir la traçabilité, le contrôle de la justification métier, la maitrise du circuit de validation et la prise en compte de l'impact financier lié aux consommations de téléphonie fixe.

Étape 1 : Demande sur Fila@os

L'agent formule sa demande via Fila@os en recherchant Xivo puis en sélectionnant "Incident XIVO".

Étape 2 : Courriel du N+1

Un courriel du N+1 doit accompagner la demande Fil@os attestant le caractère nécessaire de l'appel international et son lien direct avec l'exercice des fonctions de l'agent.

Étape 3 : Réception de la demande

À la réception, la demande est d’abord vérifiée (cohérence et présence du justificatif du N+1), puis transmise à un second niveau de validation.

Étape 4 : Après validation

Après la validation, la DRASI peut instruire la demande, définir les modalités d'ouverture et de traitement.

Ce processus est proposé dans l'attente de confirmation par la DFP concernant le portage budgétaire.

Ce processus permet :

Éviter les ouvertures non justifiées
Encadrer les demandes exceptionnelles
Sécuriser le rôle des différents niveaux de validation