Je me forme
- Parcours M@gistère
- Accéder à votre messagerie
- Tutoriels institutionnels
- Passer d'une adresse académique fonctionnelle à la fonction de boite partagée sur la messagerie nationale
- Gérer mes messages en quarantaine
- Configurer ma liste de diffusion
Parcours M@gistère
Parcours de formation à distance
https://magistere.education.fr/dgesco/course/view.php?id=3082§ion=1
Sommaire
Débuter avec l'outil (10 min)
Présentation de la messagerie
Comment paramétrer l'accès de la messagerie depuis l'application Thunderbird ?
Echanger par courriel :
- La composition d'un mail ;
- L'insertion de signatures personnalisées ;
- La réception et la réponse aux mails reçus ;
- Le transfert de mails ;
- La gestion de votre boite de réception.
Aller plus loin (15 min)
Organiser sa messagerie :
- L'organisation de votre boîte de réception grâce à des dossiers et des étiquettes ;
- L'automatisation grâce aux règles de tri ;
- Les réponses automatiques et messages d'absence.
Envoyer et sauvegarder une pièce jointe
Programmer des réunions dans son calendrier :
- Apprenez à créer des événements pour planifier vos réunions ;
- Découvrez comment inviter des participants à vos réunions ;
- Explorez les options pour configurer un rappels.
Consulter sa messagerie en utilisant un téléphone portable
Devenir expert (8 min)
Partager un élément de sa messagerie (mail, calendrier ou tâche)
Gérer ces tâches
Raccourcis et bonnes pratiques :
- Découvrez comment utiliser efficacement les raccourcis clavier
- Apprenez à utiliser les fonctionnalités de recherche avancée pour trouver rapidement des mails, des contacts
- Explorez les ressources disponibles pour trouver rapidement des réponses à vos interrogations grâce à l'aide en ligne
Accéder à votre messagerie
Comment accéder à la nouvelle messagerie nationale en ligne ou sur l'application Thunderbird installée sur votre ordinateur. Que vous préfériez une utilisation web ou sur Thunderbird, nous vous guidons à travers des étapes simples pour accéder à votre boîte de réception
Tutoriels institutionnels
Quels sont les tutoriels disponible sur le site "Monaidenumérique"?
https://monaidenumerique.education.gouv.fr/outils/messagerie/tutoriels/
Mon académie migre vers la nouvelle messagerie
- Je me prépare au changement
- Fiche mémo « Je passe au 100% webmail »
- Fiche mémo « Je reparamètre Thunderbird après ma migration »
- Fiche mémo « Je gère des boîtes fonctionnelles »
Tutoriels
- Je paramètre une application sur un équipement mobile
- Je paramètre Thunderbird
- Je sauvegarde mes données
- Je crée un publipostage
- Je migre ma messagerie depuis Thunderbird
- Je reparamètre Thunderbird après la migration
- Je transfère mes données
Documentation
- Mails
- Boîtes fonctionnelles
- Contacts
- Calendrier
- Tâches
- Préférences
- Recherche
- Tags
- Partages
Bonnes pratiques
- J’utilise ma messagerie de manière éco-responsable
- Je sécurise ma messagerie
Passer d'une adresse académique fonctionnelle à la fonction de boite partagée sur la messagerie nationale
Lors de la transition vers la messagerie nationale, il est essentiel d'adopter des pratiques rigoureuses pour la gestion des boîtes mails partagées. Cela garantit une organisation efficace et une répartition claire des responsabilités entre les utilisateurs.
Introduction :
Messagerie académique (Convergence) |
Messagerie nationale (Zimbra) |
| Notre système actuel de boîtes fonctionnelles, basé sur un identifiant et mot de passe partagés, ne respecte plus les standards de sécurité actuels (impossibilité d’identifier clairement l’auteur d’un message). Par ailleurs, cette organisation impose l’utilisation de clients lourds (ex. Thunderbird) pour gérer plusieurs boîtes, ce qui accroît la complexité et le risque d’erreurs. | Avec la nouvelle messagerie, chaque agent se connectera via son compte personnel et pourra accéder à des boîtes partagées directement depuis l’application WEB. Ces boîtes partagées permettront à chaque agent de consulter les messages reçus et envoyés d’une boîte de service commune. La gestion des "membres" associés à chaque boîte sera placée sous la responsabilité d’au moins une personne désignée comme propriétaire. |
Voici les consignes à suivre :
1. Compréhension de l'état des messages :
- Dans une boîte mail partagée, lorsqu'un utilisateur lit un message, celui-ci n'apparaît plus en gras pour les autres utilisateurs, indiquant qu'il a été lu.
2. Options pour le suivi et la gestion des messages :
- Marquer un message comme non lu :
- Si un utilisateur souhaite que d'autres membres de l'équipe prennent connaissance d'un message déjà lu, il peut le marquer à nouveau comme non lu.
- Procédure : Cliquez avec le bouton droit sur le message concerné et sélectionnez "Marquer comme non lu".
- Utilisation des catégories de couleurs - Le tag :
- Les catégories de couleurs permettent d'assigner des codes couleur aux messages pour indiquer leur statut ou le responsable du suivi.
- Configuration des catégories :
- Cliquez avec le bouton droit sur le message concerné et sélectionnez "Marquer conversation".
- Dans les sous-menu, définissez votre tag et la couleur associée. Vous pouvez créer de nouvelles catégories, leur attribuer des noms significatifs et choisir une couleur distincte pour chacune.
- Cliquez avec le bouton droit sur le message concerné et sélectionnez "Marquer conversation".
-
- Attribution de catégorie à un message :
- Une fois le parametrage de votre tag terminé, vous n'avez plus qu'à cliquez avec le bouton droit sur le message, sélectionnez "Marquer conversation" et choisissez votre tag.
- Exemple de répartition des catégories :
- Attribuer une couleur spécifique à chaque membre de l'équipe pour indiquer le responsable du traitement du message.
- Utiliser des couleurs pour signaler l'urgence ou le statut du message (par exemple, rouge pour urgent, vert pour en attente, etc.)
- Attribution de catégorie à un message :
3. Recommandations supplémentaires :
- Formation de vos collaborateurs : Assurez-vous que tous les membres de l'équipe sont formés à l'utilisation des fonctionnalités de marquage et de catégorisation
- Établissement de conventions : Définissez des conventions claires sur l'utilisation des catégories de couleurs et du marquage des messages pour assurer une compréhension uniforme au sein de votre équipe.
- Révision régulière : Effectuez des revues périodiques des messages catégorisés pour garantir que les suivis sont effectués en temps opportun et que les catégories sont utilisées correctement.
En appliquant ces consignes, la gestion des boîtes mails partagées sera optimisée, assurant une communication fluide et une répartition efficace des tâches au sein de l'équipe.
Gérer mes messages en quarantaine
Messagerie nationale : ce qui change pour vous. Gestion des spams
Avec le déploiement de la nouvelle messagerie nationale, vos échanges gagnent en sécurité, en fiabilité… et en tranquillité.
Fini les spams dans votre boîte de réception : un système de filtrage renforcé place désormais automatiquement les messages suspects en quarantaine. Vous gardez le contrôle, sans être envahi.
Ce qui change concrètement :
• une protection anti-spam centralisée au niveau du réseau national
• une interface simple pour consulter, libérer ou supprimer les messages filtrés
• une notification régulière pour ne rien manquer
• des listes de confiance et de blocage personnalisables pour affiner vos préférences
Résultat : une messagerie plus sereine, plus propre, mieux maîtrisée.
Protection anti-spam mise en place
Un système de filtrage automatique est déployé au niveau du réseau national :
• les messages suspects sont bloqués automatiquement.
• les mails concernés sont placés en quarantaine, sans être transmis à votre boîte de réception. Vous recevrez régulièrement un message intitulé "Notification de quarantaine anti-spam" listant :
• les messages bloqués,
• les actions possibles (libération ou suppression).
Capture d'écran d'un message en quarantaine
Consultation et gestion des messages en quarantaine
Accéder aux messages en quarantaine
o Cliquez sur le lien « Vos messages en quarantaine » présent dans la notification reçue.
o Une interface dédiée s’ouvre pour consulter les mails bloqués.
Examiner et agir sur un message
o Cliquez sur l’objet du mail pour en lire le contenu sans danger.
o Trois actions sont possibles :
Libérer : le message est envoyé dans votre boîte de réception.
Libérer + ajouter à la liste de confiance : le message est reçu et l’expéditeur est autorisé à l’avenir.
Supprimer : le message est supprimé définitivement.
Gestion en masse : pour agir sur plusieurs messages :
o Cochez les mails souhaités.
o Sélectionnez l’action appropriée (libération ou suppression).
Sans action de votre part, les messages en quarantaine sont automatiquement supprimés au bout de 14 jours.
Gestion des listes : confiance et blocage
Accès aux options
Depuis l’interface « Vos messages en quarantaine » :
o Cliquez sur « Options » (en haut à droite).
Liste de confiance (ou sécurisée)
o Utilité : autoriser une adresse ou un domaine à ne plus être filtré.
o Action : cliquer sur la corbeille pour retirer un élément de la liste si nécessaire.
Liste de blocage
o Utilité : bloquer systématiquement les messages d’une adresse ou d’un domaine.
o Effet : les messages sont directement placés en quarantaine.
Bonnes pratiques
• Consultez régulièrement vos notifications de quarantaine.
• Ne libérez un message que si vous reconnaissez l’expéditeur ou le contenu.
• Utilisez la liste blanche avec prudence pour éviter les erreurs de filtrage.
En cas de doute, transférer le mail à alerte_mail@ac-reunion.fr
https://portail.ac-reunion.fr/ladoclela/books/resilience/page/signalement
Tutoriels en vidéo
Vidéo de la gestion des spams et des mises en quarantaine
Vidéo en version courte de la gestion des spams et des mises en quarantaine
Configurer ma liste de diffusion
Je gère une liste de diffusion et je souhaite la configurer sur la messagerie nationale
1️⃣ Introduction
- Objectif: paramétrer la liste de diffusion comme une boîte de messagerie
- Public cible : Utilisateurs (grand public) et administrateurs
2️⃣ Prérequis
- Avoir une liste de diffusion à gérer
3️⃣ Configuration en ligne d'une liste de diffusion sur la messagerie nationale
Le temps de lecture de ce tutoriel est de 10mn
La configuration de votre liste de diffusion prendra approximativement 10mn
Organiser et gérer sa liste de diffusion sur la messagerie nationale
-
Créer les dossiers de votre liste de diffusion: "Votre_liste_de_diffusion@ac-reunion.fr"
-
Saisir dans le champs "Nom" le nom du dossier de la boîte de réception de votre liste de diffusion: "Votre_liste_de_diffusion@ac-reunion.fr"
- Choisir la couleur du dossier
- Sélectionner le "Dossiers de mails"
- Cliquer sur l'onglet "valider"
-
Créer les sous dossiers de votre liste de diffusion: "Envoyé", "Archives", "Corbeille"
- choisissez la couleur du dossier de votre choix
Recommencer l'opération pour les autres sous-dossiers -
Créer une nouvelle identité pour votre liste de diffusion
- Compléter les champs
Après avoir sélectionné l'icône "Dossier" du dernier item
Sélectionner le dossier qui doit utiliser l'identité "Ma_liste_de_diffusion@ac-reunion.fr" lorsque vous écrivez un message
-
Gérer les signatures de ma liste de diffusion
- Cliquer sur l'onglet "Nouvelle signature"
- Compléter les champs
- cliquer sur l'onglet "Enregistrer"
-
Gérer le filtrage des messages pour la liste de diffusion
- Cliquer sur l'onglet "Préférence"
- Sélectionner l'icône "Filtres" puis "Filtres message entrant"
- Cliquer sur "Définir un filtre"
Filtres des messages entrants
- Compléter les champs
- Sélectionner le champs "Transférer vers un dossier puis l'onglet "Naviguer"
- Sélectionner le dossier de réception pour votre liste de diffusion, puis cliquer sur "OK"
- Enregistrer votre filtre en cliquant sur "OK"
Votre filtre pour les messages reçus est actif
Filtres des messages sortants
- Déplacer les messages envoyés de la liste de diffusion dans le dossier "Envoyé" de la liste de diffusion
- Cliquer sur l'onglet "Définir un filtre" dans l'espace "Filtre message sortant"
Le nom de l'expéditeur se trouve dans l'espace "Préférence"- " Comptes" - identité "ma_liste_de_diffusion@ac-reunion.fr"
- Transférer les nouveaux messages d'envoi écrit à partir de la liste de diffusion dans le dossier "Envoyé" du dossier "Votre_liste_de_diffusion@ac-reunion.fr"
Votre filtre pour les messages sortants est actif