La messagerie nationale

• Je découvre
• Les améliorations de la nouvelle messagerie
• Présentation de la nouvelle messagerie
• Parcours utilisateurs
• Bascule vers la messagerie nationale - Listes des actions
• Créer des filtres
• Exporter des contacts/carnets d'adresse depuis Convergence
• Exporter son calendrier depuis Convergence
• Gérer les boîtes fonctionnelles après le transfert
• Gérer les boîtes fonctionnelles avant le transfert
• Importer ces contacts/carnets d'adresse
• Importer son agenda
• Paramétrer sa boîte mail sur smartphone Android
• Paramétrer sa boîte mail sur un smartphone IOS
• Sauvegarder mes filtres de messagerie
• Se connecter pour la première fois à la messagerie nationale
• Je me forme
• Accéder à votre messagerie
• Configurer ma liste de diffusion
• Gérer mes messages en quarantaine
• Je reparamètre l'application Thunderbird après la migration
• Limite d'envoi de messages
• Paramétrage de la signature dans la messagerie nationale
• Parcours M@gistère
• Passer d'une adresse académique fonctionnelle à la fonction de boite partagée sur la messagerie nationale
• S'abonner à un dossier ou comment afficher les dossiers créés dans Zimbra mais absents dans Thunderbird
• Tutoriels institutionnels
• FAQ (Foire Aux Questions)
• FAQ institutionnelle
• Fonctionnalités
• Messagerie nationale: la FAQ
• Typologies de Problèmes techniques pour la Messagerie (à traiter)
• Planning

Je découvre

Les améliorations de la nouvelle messagerie

Comparatif entre la "Messagerie Académique" et la "Messagerie Nationale"

Le tableau ci-dessous montre les différences essentielles entre convergence (ancienne messagerie) et zimbra (nouvelle messagerie).
Ce tableau explicite les différences des boites 'individuelles' dite des agents ou personnelles versus les boîtes fonctionnelles (qui deviennent des boîtes partagées via des délégations).

Sujets	Agents - Convergence	Agents - ZIMBRA	Fonctionnelles - Convergence	Partagées - ZIMBRA
Quotas initiaux des boîtes aux lettres (Go)	2 Go	20 Go	5 Go	40 Go
Taille maximale des messages	10 Mo	20 Mo	10 Mo	20 Mo
Accès via mobile	Oui	Oui	Oui	Oui
Accès par Webmail	Oui	Oui	Oui	Oui
Client Thunderbird (IMAP)	Oui	Oui	Oui	Oui
Signature automatique ou personnalisable	Oui	Oui	Non	Non
Stockage de fichiers déporté	Non	Oui	Non	Oui
Connecteur visioconférence (Visio-Agents)	Non	Oui	Non	Non
Redirections vers une autre messagerie	Non	Non	Non	Non
Conservation des anciens mails	LIMITÉ	Oui	LIMITÉ	Oui

Les boites fonctionnelles deviennent des boîtes partagées       

Messagerie Académique (Convergence)

Messagerie Nationale (Zimbra)

Notre système de boites fonctionnelles, avec un seul couple identifiant/mot de passe partagé, ne répond plus aux normes de sécurité actuelles (impossibilité de connaitre l’identité de l’auteur d’un message). De plus, cette situation nous contraint à gérer plusieurs boîtes au travers d’un client lourd (exemple Thunderbird) et augmente le risque d’erreurs.

Avec la nouvelle messagerie, chaque agent se connectera avec son compte personnel et pourra accéder à des boites partagées, directement depuis l’application WEB. Ces partages permettront à l'agent de consulter les éléments reçus et/ou envoyés relatifs à une boîte de service commune. La gestion des "membres" à associer à cette boîte partagée sera sous la responsabilité d’au moins une personne désignée comme "propriétaire".

Gestion des accès présentée aux "propriétaires

Photo de la gestion des accès présentée aux propriétaire de la messagerie

Boite d'un agent qui est membre de 2 boîtes partagées

Ci-dessous une capture d'écran montre comment est présenté, au sein d'une même interface la boîte agent et les éventuelles boîtes fonctionnelles.

Présentation de la nouvelle messagerie

Vidéo de présentation générale de la nouvelle messagerie

2 min 20

Parcours utilisateurs

Bascule vers la messagerie nationale - Listes des actions

Cette page récapitule les actions à effectuer avant et après la migration vers la messagerie nationale. Elle vous guide pas à pas pour préparer la transition, assurer le bon déroulement du changement, et tirer pleinement parti du nouveau système de messagerie.

Les étapes marquées "facultatif" sont optionnelles selon vos usages.

Les étapes « avant transfert » marquées d’un astérisque (*) concernent uniquement les éléments configurés dans l’application web Convergence.

⚪️Avant le transfert

✅ Étape	Ce que je dois faire	⏱ Durée	Aide
Filtres	Je capture mes règles de filtrage* facultatif	5 min	[Filtres]
Agenda	J’exporte mon agenda si utilisé* facultatif	5 min	[export agenda]
Carnet d'adresse	J’exporte mon carnet d'adresse si utilisé* facultatif	5 min	[export carnet d'adresse]
✍️ Signature	Je sauvegarde ma signature* facultatif	5 min	[sauvegarde signature]
Boîtes partagées	Je note les boîtes fonctionnelles utilisées facultatif	3 min	[lister boîtes et personnels]
Appareils	Je note les appareils connectées facultatif	5 min	[en cours - Tutoriel]

⚪️Après le transfert

Créer des filtres

Connectez vous à la messagerie nationale et rendez vous dans l'onglet "Préférences" :

cliquez ensuite sur "Filtres" pour faire apparaitre la page permettant leur gestion :

Pour créer un filtre, cliquez sur "Définir un filtre" et renseignez l'écran suivant :

En cas de dysfonctionnement, assurez vous que votre filtre est bien situé dans la colonne "Filtres actifs", si ce n'est pas le cas, séléctionnez votre filtre et cliquez sur "Activer"

Exporter des contacts/carnets d'adresse depuis Convergence

Une fois connecté dans votre webmel Convergence, rendez vous dans le carnet d’adresses.

Sélectionnez le carnet d’adresse à exporter puis cliquez sur le bouton « Import / exporter ». Choisissez l’option « Exporter ».

Une fenêtre s’ouvre vous demandant le format du fichier d’export : choisissez le format « vCard3.0 » puis cliquez sur « Exporter les contacts ». Le téléchargement du fichier se lance.

Il est possible, en fonction du paramétrage de votre navigateur, que le fichier se télécharge automatiquement dans votre dossier « Téléchargement ». Conservez le fichier téléchargé à un emplacement connu afin de pouvoir le retrouver plus facilement lorsque vous souhaiterez l’importer dans la messagerie nationale.

Si vous avez d’autres carnets d’adresses, réitérez l’opération sur ceux-ci.

Exporter son calendrier depuis Convergence

Pour exporter vos tâches et événements depuis Convergence, cliquez sur l’icône « Importer/Exporter » du menu des actions rapides du calendrier.

1. Sélectionnez « Exporter ». La fenêtre « Exporter des événements et des tâches» s’affiche : sélectionnez le calendrier que vous souhaitez pour l’exportation à l’aide de l’outil de sélection de dossiers, en cliquant sur le bouton « Sélectionner ».Par défaut, le calendrier actuellement choisi est sélectionné.

2. Indiquez les dates entre lesquelles vous souhaitez que vos événements et vos tâches soient importés.Le calendrier importera uniquement les événements et les tâches que vous avez créés entre les dates spécifiées. Si vous n’indiquez aucune date, tous les événements et toutes les tâches vont être exportés.

3. Cliquez sur « OK ». Le téléchargement du fichier .ics est lancé.

Conservez le fichier téléchargé à un emplacement connu afin de pouvoir le retrouver plus facilement lorsque vous souhaiterez l’importer dans la messagerie nationale. Si vous avez d’autres calendriers, réitérez l’opération sur ceux-ci.

Gérer les boîtes fonctionnelles après le transfert

Actions le jour de la bascule

Gestion des accès

Déléguer l’accès à une boîte de messagerie fonctionnelle

Seul le propriétaire dispose des droits nécessaires pour gérer les délégations d’accès à une boîte fonctionnelle.

En tant que propriétaire, dans l’onglet « Préférences » de votre messagerie en ligne, vous pouvez accéder à la gestion de vos boîtes fonctionnelles via l’onglet « Comptes ».

La gestion des délégations est disponible en bas de cette rubrique. Elle vous liste les boîtes fonctionnelles auxquelles vous appartenez, en précisant votre rôle (propriétaire, membre, membre (lecture seule)) au sein de celle-ci.

En bout de ligne pour chaque boîte est présent divers icônes d’actions:

• ⚙️ : la roue crantée est le bouton permettant d’accéder à la fenêtre de gestion des accès.
• ????️ : le bouton “Oeil” vous permet d’afficher / cacher la boîte au sein de votre compte personnel.
• ????️ : le bouton “Corbeille” vous permet de supprimer votre accès à la boîte fonctionnelle. Un message de confirmation vous demandera de valider votre choix.

Pour ajouter un membre à une boîte fonctionnelle, cliquez sur l’icône de roue crantée « ⚙️ ». Une fenêtre apparaît, elle liste les utilisateurs ayant une délégation d’accès et précise le rôle de chacun.

Pour ajouter une délégation, utilisez le bouton « Ajouter un membre ».

Une nouvelle fenêtre apparaît. Un champ permet de rechercher un utilisateur. Vous effectuez la recherche à partir de son nom ou de son adresse mail. Si l’utilisateur est bien présent dans l’annuaire des agents, son adresse mail peut être validée dans ce champ de recherche.

Lorsque l’adresse mail est validée, déterminez le rôle que vous souhaitez attribuer à cet utilisateur : propriétaire, membre, membre (lecture seule). Finalisez votre saisie en cliquant sur le bouton « Valider ».

Vous revenez alors sur la fenêtre précédente et l’utilisateur à qui vous venez de déléguer l’accès apparaît dans la liste.

Vous pouvez à tout moment gérer les délégations. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur la roue crantée « ⚙️ ». Les icônes de gestion des délégations sont disponibles dans la dernière colonne de la fenêtre de gestion des accès:

• Le crayon « ✏️ » permet de modifier le rôle du membre.
• La corbeille « ????️ » permet de supprimer la délégation.

Lorsque vous déléguez l’accès à une boîte de messagerie fonctionnelle, modifiez le rôle ou supprimez l’accès, une notification automatique est transmise à l’utilisateur.

Dès qu’une délégation est validée, l’utilisateur voit apparaître la boîte fonctionnelle comme un sous-dossier dans son arborescence de dossiers de classement. Il visualise également le carnet d’adresses, le calendrier et la liste des tâches de cette boîte.

Supprimer l’accès à un compte de messagerie

Chaque utilisateur, quel que soit son rôle, peut supprimer la délégation d’accès à une boîte de messagerie.

Pour supprimer cet accès, il suffit de cliquer sur la corbeille « ????️ » disponible dans la dernière colonne de la liste des boîtes fonctionnelles (Préférences, menu Comptes).

Lorsque vous validez la suppression de votre délégation, une notification automatique est transmise au propriétaire de cette boîte.

Point d’attention: Une boîte fonctionnelle doit être rattachée à un propriétaire. Si vous êtes l’unique propriétaire de cette boîte, la suppression n’est alors pas permise. Il convient au préalable de déléguer l’accès en tant que propriétaire à un autre membre. Les personnels de direction des établissements scolaires sont propriétaires par défaut de l’ensemble des boîtes fonctionnelles rattachées à leur établissement. S’ils suppriment leur délégation

Dès qu’une délégation est supprimée, l’utilisateur voit disparaître la boite fonctionnelle comme sous-dossier dans ses arborescences de classement des messages, contacts, calendriers et listes de tâches.

Désactiver la vue d’une boîte fonctionnelle.

Lorsque vous disposez d’une délégation sur une boîte fonctionnelle, elle apparait dans vos classements comme sous-dossiers de votre messagerie nominative.

Si vous êtes membre de nombreuses boîtes fonctionnelles, et si vous ne souhaitez pas voir apparaître celles-ci dans votre interface, il est possible de moduler leur affichage.

Dans l’onglet « Préférences », dans le menu « Comptes », accédez à la liste des boîtes fonctionnelles auxquelles vous avez accès. Le bouton Oeil « ????️ » vous permet d’afficher ou de cacher la boîte dans votre arborescence de classement:

• Oeil barré : la vue est arrivée
• Oeil non barré : la vue est cachée, la colonne « Chemin d’accès » mentionne « Masqué ».

Point d’attention : la désactivation de la vue du compte ne supprime pas la délégation. Vous restez membre de la boîte fonctionnelle.

Organiser la gestion de la boîte

Si vous êtes plusieurs membres à utiliser une boîte fonctionnelle, il convient de s’organiser pour s’assurer que chacun dispose des éléments nécessaires pour faciliter la gestion de cette boîte au quotidien. Ce chapitre liste les bonnes pratiques que nous vous conseillons de mettre en place.

En particulier, un message lu par un membre de la boîte apparaît lu pour l’ensemble des membres. Un message déplacé dans un dossier de classement apparaît dans ce dossier pour l’ensemble des membres. Une réponse à un message est archivée dans le dossier « Envoyés » et la réponse est accessible à tous les membres.

Les membres en lecture seule ne disposent que d’un droit de consultation. S’ils ouvrent un message non lu, celui-ci reste au statut « non lu », ils ne peuvent pas le déplacer, le supprimer ou y répondre.

Définir une identité commune

Par défaut, lors de l’ajout d’un membre à une boîte fonctionnelle, une identité correspondant à cette boîte lui est ajoutée.

Toutefois, malgré ces actions automatiques, il vous est possible de définir une identité pour vos boîtes fonctionnelles.

Dans l’onglet « Préférences », menu « Comptes », vous pouvez accéder à la liste de vos comptes et identités. Pour ajouter une identité liée à une boîte fonctionnelle, cliquez sur le bouton « Ajouter une identité ».

Voici les paramètres à compléter:

1. Donner un nom adéquat à votre identité afin de mieux la retrouver, si vous devez en gérer plusieurs. Ce nom sera affiché sur cette page ainsi que dans la liste de sélection de l’expéditeur lors de la rédaction d’un message, mais il ne sera pas envoyé avec votre message.
2. Préciser l’identité à utiliser, il s’agit d’un intitulé qui sera transmis dans vos messages. C’est à cette étape que vous spécifiez avec quelle adresse mail l’envoi de message est fait - sélectionnez la boîte fonctionnelle en question.
3. Cocher la case « Répondre à » et de même, préciser l’identité à afficher ainsi que l’adresse mail. Ce paramètre permettra aux personnes de répondre directement à la boîte fonctionnelle.
4. Cocher la case d’utilisation de l’identité « lorsque j’écris, que je réponds à un mail ou que je fais suivre un mail avec le ou les dossiers suivants : » et préciser l’adresse mail de la boîte fonctionnelle. Cela permettra de faciliter la sélection de cette identité pour l’utilisation de boîte fonctionnelle.

Point d’attention : hormis l’identité par défaut ajoutée automatiquement aux membres lors des délégations d’accès, les identités sont personnelles et ne sont pas synchronisées entre les membres. Si vous décidez de créer une identité supplémentaire commune à utiliser par tous les membres, chaque membre devra effectuer cette configuration.

Si une délégation est supprimée, l’identité sera également supprimée pour le membre en question.

Définir une signature commune

Il est possible de créer une signature qui sera alors utilisable pour une boîte fonctionnelle.

Les signatures ne sont cependant pas partagées automatiquement par les membres d’une boîte fonctionnelle. Il est nécessaire que chaque membre configure sa signature.

Dans l’onglet « Préférences » puis la rubrique « Signatures », le bouton « Nouvelle signature » vous permet de créer une nouvelle signature.

Pour valider la signature, utilisez le bouton « Enregistrer » disponible en haut de la page.

Définir des étiquettes communes (#tags)

Les étiquettes peuvent être utilisées pour identifier les messages d’une boîte fonctionnelle. Il apparaît nécessaire d’organiser la gestion de ces étiquettes : il faut définir le nom de chaque étiquette et la couleur associée à chacune.

Comme les signatures et les identités, les étiquettes ne sont pas synchronisées entre les membres d’une boîte fonctionnelle. Il est donc nécessaire que chaque membre qui souhaitent les utiliser les crée.

Pour créer une étiquette, utiliser le menu de création d’objets disponibles en haut à gauche de l’écran. Pour accéder au menu, utilisez la flèche descendante et sélectionnez « Tag (libellé) ».

Nommez l’étiquette, définissez sa couleur et validez votre saisie.

Définir des filtres de redirection

POINT D’ATTENTION : Les filtres sont actuellement non fonctionnels pour les boîtes fonctionnelles.

Dans l’onglet « Préférences » puis la rubrique « Filtres », vous pouvez sélectionner la boîte fonctionnelle dans le sélecteur de compte afin de gérer les filtres pour cette boîte.

Vous pouvez alors visualiser les filtres existants, les modifier, supprimer ou les appliquer. Vous pouvez également créer de nouveaux filtres.

Point d’attention : les filtres ne sont pas synchronisés entre les membres d’une boîte fonctionnelle.

Envoyer un message

L’organisation de la gestion du compte est définie et connue de tous. La boîte fonctionne peut désormais être utilisée par tous. Pour rédiger un message, vous utilisez le bouton « Nouveau message ».

La fenêtre de rédaction d’un nouveau message apparaît à l’écran. Dans le menu déroulant pour le choix de l’expéditeur, vous pouvez sélectionner l’identité correspondant à la boîte fonctionnelle.

Si vous avez défini une signature pour l’envoi de message avec cette boîte, sélectionnez cette signature en utilisant le menu « Options » disponible en haut de votre message.

Un message envoyé est archivé dans le dossier « Envoyé » de la boîte fonctionnelle. Un message envoyé par un membre peut être consulté par l’ensemble des membres dans ce dossier.

Si vous décidez d’enregistrer le message comme brouillon, celui-ci est placé dans le dossier « Brouillons » de votre compte nominatif.

Autres fonctionnalités

La gestion du carnet d’adresses, du calendrier ou des tâches reste identique à celle d’un compte nominatif.

Carnet d’adresses

La création de contacts, de groupes ou de dossiers de contacts est identique à la gestion du carnet d’adresses pour un compte nominatif. Les éléments propres à la boîte fonctionnelle sont ceux placés dans les dossiers et sous-dossiers de la boîte fonctionnelle. Ceux-ci apparaissent dans l’arborescence de classement.

Vous pouvez vérifier que le contact est bien placé dans le dossier de la boîte fonctionnelle via le champ « Endroit » sur la fiche d’un contact.

Propriétaires et membres peuvent créer des carnets d’adresses, des contacts, les modifier et les supprimer. Il est également possible de déplacer ces contacts dans un autre carnet d’adresses, que ce soit le carnet d’adresses personnel ou celui d’une autre boîte de messagerie fonctionnelle dont on est membre ou propriétaire.

Calendrier et tâches

La création de calendriers, de tâches ou de listes de tâches est identique à la gestion d’un compte nominatif. Les éléments propres à la boîte fonctionnelle sont ceux placés dans les dossiers et sous-dossiers de la boîte fonctionnelle. Ceux-ci apparaissent dans l’arborescence de classement.

Lors de la création d’un nouveau rendez-vous, vous pouvez sélectionner la boîte fonctionnelle comme expéditeur du message d’invitation. Vous pouvez également sélectionner un calendrier appartenant à la boîte fonctionnelle grâce au champ « Calendrier »

Propriétaires et membres peuvent créer des calendriers, de tâches ou de listes de tâches, les modifier et les supprimer. Il est également possible de déplacer ces éléments dans un autre dossiers, que ce soit sur le compte nominatif ou celui d’une autre boîte de messagerie fonctionnelle dont on est membre ou propriétaire.

Partage d’un élément

Seul le propriétaire est habilité à partager un élément de la boîte fonctionnelle.

Le propriétaire peut par exemple souhaiter partager le calendrier ou la liste des tâches. Il peut également souhaiter donner l’accès en lecture seule à un dossier de classement de messages à une tierce personne.

Le partage est différent de la délégation d’accès:

• La délégation d’accès permet à un membre d’avoir accès à l’ensemble des éléments du compte (messages, calendriers, contacts, tâches)
• Le partage permet d’affiner l’accès et les droits liés à cet accès en ne proposant de partager qu’un élément du compte.

Gérer les boîtes fonctionnelles avant le transfert

Cela concerne uniquement le personnel déclaré propriétaire de boîtes fonctionnelles en service académique.

Chaque propriétaire de boîte fonctionnel devra réaliser un travail de recensement concernant:

1.  Une liste des boîtes fonctionnelles de son service / établissement
2. Une liste du personnel devant avoir accès à chaque boîte fonctionnelle

Cette étape est indispensable au bon fonctionnement des boîtes fonctionnelles sur la messagerie nationale et garantie une nouvelle gestion plus sécurisé des accès de ces dernières:

• Il n'est plus possible d'accéder directement à une boîte fonctionnelle;
• Les personnels de direction deviennent propriétaires des boîtes fonctionnelles de leur service/établissement;
• Ils délèguent les accès aux personnels de leur choix
• Lorsque l'accès est délégué, la boîte fonctionnelle apparaît comme un sous-dossier de la boîte nominative, la gestion de chaque boîte reste distincte.

 

Documentation Messagerie Nationale:

https://monaidenumerique.education.gouv.fr/tutoriels/messagerie/fiche_memo_boites_fonctionnelles/ 

Importer ces contacts/carnets d'adresse

1. Sélectionner « Préférences »
2. Sélectionner « Importer/Exporter »
3. Cliquer sur « Parcourir » puis sélectionner le fichier préalablement enregistré de vos contacts/carnets d'adresse exporté depuis Convergence (en « .vcf »)
   
4. Une fois celui-ci choisi, vous devez sélectionner la destination d’import, c’est-à-dire l’emplacement au sein de votre arborescence de contacts où seront importées les données.
   
5. Cliquer tout à droite de votre page sur « Importer »
   Une fenêtre s'ouvre pour confirmer l'import de votre agenda

   

6. Enregistrer vos modifications

Importer son agenda

1. Sélectionner « Préférences »
2. Sélectionner « Importer/Exporter »
3. Cliquer sur « Parcourir » puis sélectionner le fichier préalablement enregistré de votre agenda exporté depuis Convergence (en « .ics »)
4. Une fois chargé, cliquer sur « Calendrier », puis de nouveau sur « Calendrier ».
   Sélectionner « OK »
   

   

5. Cliquer tout à droite de votre page sur « Importer »
   Une fenêtre s'ouvre pour confirmer l'import de votre agenda

   

6. Enregistrer vos modifications

Paramétrer sa boîte mail sur smartphone Android

Introduction

Votre outil de messagerie professionnelle repose sur la suite collaborative ZIMBRA. Lorsque vous recherchez ZIMBRA dans le catalogue des applications de votre mobile (App Store, Google Play Store), une application ZIMBRA vous est proposée. Cette version gratuite contient des annonces publicitaires, il est donc déconseillé de l’utiliser.

D’autres applications de gestion de mails gratuites et sans publicité sont proposées dans les catalogues des applications : K-9 mail, Bluemail, FairEmail etc.

Certains équipements proposent une application par défaut. Vous pouvez donc paramétrer votre compte de messagerie professionnelle en utilisant la fonctionnalité « Paramètres > Comptes > Ajouter un compte ».

Point d’attention: si vous utilisiez votre messagerie sur votre mobile avant la bascule, il sera nécessaire de reconfigurer la messagerie en suivant notamment le guide concernant la génération d’un mot de passe sécurisé.

Accès sans action de paramétrage

Il est tout à fait possible d’accéder à sa messagerie sur un équipement mobile sans installer d’application. Pour cela, il suffit de se connecter à https://messagerie.education.gouv.fr en utilisant le navigateur internet présent sur votre mobile. Vous utilisez vos paramètres d’authentification habituels.

L’interface proposée est simplifiée, elle permet d’accéder à l’ensemble de ses mails et dossiers de classement, de rédiger un mail, de visualiser son calendrier et de consulter son carnet d’adresses.

Générer un mot de passe sécurisé

Pour paramétrer votre compte sur une application mobile :

• Votre équipement mobile doit être connecté à internet ;
• Vous devez disposer d’un ordinateur pour générer le mot de passe sécurisé.

Il est impératif de générer un mot de passe sécurisé pour utiliser une application. Cette action ne peut s’effectuer que sur un ordinateur.

La procédure pour générer un mot de passe sécurisé est détaillée dans la documentation « Préférences ».

Renseigner les informations de connexion

Les informations suivantes peuvent être à renseigner lors du paramétrage de votre application mobile:

• Nom d’utilisateur et adresse courriel : saisissez votre adresse complète (prenom.nom@domaine.fr). En fonction de votre académie, l’application peut détecter automatiquement les paramètres de connexion à partir de votre adresse mail.
• Serveur entrant:
  • Protocole : IMAP
  • Serveur / hôte : imap.education.gouv.fr
  • Port : 993
  • Nom d’utilisateur : votre adresse mail complète (prenom.nom@domaine.fr)
  • Mot de passe : saisissez le mot de passe sécurisé généré au préalable
  • Type de sécurité : SSL/TLS
  • Authentification : mot de passe normal
• Serveur sortant:
  • Protocole : SMTP
  • Serveur / hôte : smtp.education.gouv.fr
  • Port : 465
  • Nom d’utilisateur : votre adresse mail complète (prenom.nom@domaine.fr)
  • Mot de passe : saisissez le mot de passe sécurisé généré au préalable
  • Type de sécurité : SSL/TLS
  • Authentification : mot de passe normal

Utiliser un équipement Android

Cette synchronisation nécessite au préalable de générer un mot de passe sécurisé comme détaillé dans ce guide.

1. Ouvrez l’application Gmail sur votre téléphone ou votre tablette Android.
2. En haut à droite, appuyez sur votre photo de profil > Ajouter un autre compte.
3. Sélectionnez « Autre » et renseigner votre adresse mail, puis « Suivant ».
4. Saisissez les informations de votre compte de messagerie électronique (voir le chapitre « Renseigner les informations de connexion » ci-dessus) puis connectez-vous.

Synchronisation via ActiveSync (#android-activesync)

La compatibilité des clients avec le protocole ActiveSync diffère d’un constructeur à un autre. Dans le cas où votre application prend en charge l’ActiveSync, voici les paramètres à utiliser:

• Nom d’utilisateur : votre adresse mail complète (prenom.nom@domaine.fr)
• Mot de passe : saisissez le mot de passe sécurisé généré au préalable
• Serveur : messagerie.education.gouv.fr

La synchronisation via ActiveSync permet de récupérer les messages, les calendriers ainsi que les contacts.

Paramétrer sa boîte mail sur un smartphone IOS

Introduction

Votre outil de messagerie professionnelle repose sur la suite collaborative ZIMBRA. Lorsque vous recherchez ZIMBRA dans le catalogue des applications de votre mobile (App Store, Google Play Store), une application ZIMBRA vous est proposée. Cette version gratuite contient des annonces publicitaires, il est donc déconseillé de l’utiliser.

D’autres applications de gestion de mails gratuites et sans publicité sont proposées dans les catalogues des applications : K-9 mail, Bluemail, FairEmail etc.

Certains équipements proposent une application par défaut. Vous pouvez donc paramétrer votre compte de messagerie professionnelle en utilisant la fonctionnalité « Paramètres > Comptes > Ajouter un compte ».

Point d’attention: si vous utilisiez votre messagerie sur votre mobile avant la bascule, il sera nécessaire de reconfigurer la messagerie en suivant notamment le guide concernant la génération d’un mot de passe sécurisé.

Accès sans action de paramétrage

Il est tout à fait possible d’accéder à sa messagerie sur un équipement mobile sans installer d’application. Pour cela, il suffit de se connecter à https://messagerie.education.gouv.fr en utilisant le navigateur internet présent sur votre mobile. Vous utilisez vos paramètres d’authentification habituels.

L’interface proposée est simplifiée, elle permet d’accéder à l’ensemble de ses mails et dossiers de classement, de rédiger un mail, de visualiser son calendrier et de consulter son carnet d’adresses.

Générer un mot de passe sécurisé

Pour paramétrer votre compte sur une application mobile :

• Votre équipement mobile doit être connecté à internet ;
• Vous devez disposer d’un ordinateur pour générer le mot de passe sécurisé.

Il est impératif de générer un mot de passe sécurisé pour utiliser une application. Cette action ne peut s’effectuer que sur un ordinateur.

La procédure pour générer un mot de passe sécurisé est détaillée dans la documentation « Préférences ».

Renseigner les informations de connexion

Les informations suivantes peuvent être à renseigner lors du paramétrage de votre application mobile:

• Nom d’utilisateur et adresse courriel : saisissez votre adresse complète (prenom.nom@domaine.fr). En fonction de votre académie, l’application peut détecter automatiquement les paramètres de connexion à partir de votre adresse mail.
• Serveur entrant:
  • Protocole : IMAP
  • Serveur / hôte : imap.education.gouv.fr
  • Port : 993
  • Nom d’utilisateur : votre adresse mail complète (prenom.nom@domaine.fr)
  • Mot de passe : saisissez le mot de passe sécurisé généré au préalable
  • Type de sécurité : SSL/TLS
  • Authentification : mot de passe normal
• Serveur sortant:
  • Protocole : SMTP
  • Serveur / hôte : smtp.education.gouv.fr
  • Port : 465
  • Nom d’utilisateur : votre adresse mail complète (prenom.nom@domaine.fr)
  • Mot de passe : saisissez le mot de passe sécurisé généré au préalable
  • Type de sécurité : SSL/TLS
  • Authentification : mot de passe normal

Utiliser un équipement Apple

Synchronisation d’un compte mail

Cette synchronisation nécessite au préalable de générer un mot de passe sécurisé comme détaillé dans ce guide.

1. Accédez à Réglages > Apps > Mail.
2. Touchez « Comptes Mail », puis « Ajouter un compte ».
3. Sélectionnez « Autre » puis « Ajouter un compte mail » puis saisissez les informations de votre compte de messagerie électronique (voir le chapitre « Renseigner les informations de connexion » ci-dessus).

Votre messagerie est désormais synchronisée sur votre équipement. Il convient d’effectuer les mêmes manipulations si vous souhaitez synchroniser votre calendrier et vos contacts.

Si vous disposez d’une licence ActiveSync, il faut sélectionner l’option « Microsoft Exchange » lors de l’ajout d’un compte, ainsi que préciser l’adresse « messagerie.education.gouv.fr » comme serveur de messagerie.

Synchronisation du calendrier

Cette synchronisation nécessite au préalable de générer un mot de passe sécurisé comme détaillé dans ce guide.

1. Accédez à Réglages > Apps > Mail.
2. Touchez « Comptes Mail », puis « Ajouter un compte ».
3. Sélectionnez « Autre » puis « Ajouter un compte CalDAV » puis saisissez les informations de votre compte de messagerie électronique:
   • Nom d’utilisateur : votre adresse mail complète (prenom.nom@domaine.fr)
   • Mot de passe : saisissez le mot de passe sécurisé généré au préalable
   • Serveur : messagerie.education.gouv.fr

Actuellement, cette méthode ne permet de synchroniser que les calendriers personnels et partagés.

Synchronisation d’un calendrier d’une boîte fonctionnelle

Afin de synchroniser le calendrier d’une boîte fonctionnelle, il est nécessaire de préciser dans l’adresse du serveur la boîte fonctionnelle ainsi que le calendrier à synchroniser:

1. Accédez à Réglages > Apps > Mail.
2. Touchez « Comptes Mail », puis « Ajouter un compte ».
3. Sélectionnez « Autre » puis « Ajouter un compte CalDAV » puis saisissez les informations de votre compte de messagerie électronique:
   • Nom d’utilisateur : votre adresse mail complète (prenom.nom@domaine.fr)
   • Mot de passe : saisissez le mot de passe sécurisé généré au préalable
   • Serveur : https://messagerie.education.gouv.fr/dav/BOITE_FONCTIONNELLE/CALENDRIER

Par exemple, si la boîte fonctionnelle test@education.gouv.fr possède un calendrier nommé « Equipe », il faut renseigner l’adresse https://messagerie.education.gouv.fr/dav/test@education.gouv.fr/Equipe

Les identifiants de connexion (nom d’utilisateur et mot de passe) sont bien vos identifiants personnels, pas ceux de la boîte fonctionnelle.

Synchronisation des contacts

Cette synchronisation nécessite au préalable de générer un mot de passe sécurisé comme détaillé dans ce guide.

1. Accédez à Réglages > Apps > Mail.
2. Touchez « Comptes Mail », puis « Ajouter un compte ».
3. Sélectionnez « Autre » puis « Ajouter un compte CardDAV » puis saisissez les informations de votre compte de messagerie électronique:
   • Nom d’utilisateur : votre adresse mail complète (prenom.nom@domaine.fr)
   • Mot de passe : saisissez le mot de passe sécurisé généré au préalable
   • Serveur : messagerie.education.gouv.fr

Synchronisation via ActiveSync (#apple-activesync)

1. Accédez à Réglages > Apps > Mail.
2. Touchez « Comptes Mail », puis « Ajouter un compte ».
3. Sélectionnez « Microsoft Exchange » puis saisissez les informations de votre compte de messagerie électronique:
   • Nom d’utilisateur : votre adresse mail complète (prenom.nom@domaine.fr)
   • Mot de passe : saisissez le mot de passe sécurisé généré au préalable
   • Serveur : messagerie.education.gouv.fr

La synchronisation via ActiveSync permet de récupérer les messages, les calendriers ainsi que les contacts.

Sauvegarder mes filtres de messagerie

Connectez-vous à metice puis accédez à votre messagerie convergence en cliquant sur cette icône :

Cliquez sur "Options" en bas à gauche :

Cliquez sur "Filtres de messagerie" :

Sélectionnez les filtres un par un pour les éditer (cliquez sur "modifier") et notez dans un fichiers les différents champs :

Se connecter pour la première fois à la messagerie nationale

Cette rubrique vous guide pour votre première connexion au nouveau service de messagerie nationale. Vous y trouverez les étapes clés pour activer votre compte, vérifier vos accès et prendre en main l’interface.

Connectez-vous à metice :

Rafraichissez votre portail pour faire apparaitre l'icône de la nouvelle messagerie :

Recherchez la messagerie nationale en utilisant le champ "rechercher une application" :

Optionnel : ajoutez l'application à ses favoris :Cliquez sur l'icône pour lancer la connexion à la messagerie nationale :

Tous vos messages sont disponibles dans la nouvelle interface. Pensez à vérifier l’ensemble de vos dossiers.

Je me forme

Accéder à votre messagerie

Comment accéder à la nouvelle messagerie nationale en ligne ou sur l'application Thunderbird installée sur votre ordinateur. Que vous préfériez une utilisation web ou sur Thunderbird, nous vous guidons à travers des étapes simples pour accéder à votre boîte de réception

Depuis un navigateur web

La messagerie est accessible depuis Metice via l'icone : 

Messagerie Nationale 

ou directement depuis l'url : https://messagerie.education.gouv.fr/ 

Depuis un client de messagerie (thunderbird) : 

Pour cela il est nécessaire de configurer votre client de messagerie

Ci-dessous une vidéo de présentation de la messagerie.

 

Configurer ma liste de diffusion

Je gère une liste de diffusion et je souhaite la configurer sur la messagerie nationale

1️⃣ Introduction

• Objectif: paramétrer la liste de diffusion comme une "boîte de messagerie professionnelle"
• Public cible : Utilisateurs (grand public) et administrateurs

2️⃣ Prérequis

•       Avoir une liste de diffusion à gérer

3️⃣ Configuration en ligne d'une liste de diffusion sur la messagerie nationale

Le temps de lecture de ce tutoriel est de 10mn
La configuration de votre liste de diffusion prendra approximativement 10mn

Organiser et gérer sa liste de diffusion sur la messagerie nationale

1. Créer les dossiers de votre liste de diffusion: "Votre_liste_de_diffusion@ac-reunion.fr" 

   

   
   

2. Saisir dans le champs "Nom" le nom du dossier de la boîte de réception de votre liste de diffusion: "Votre_liste_de_diffusion@ac-reunion.fr"

   - Choisir la couleur du dossier
   - Sélectionner le "Dossiers de mails"
   - Cliquer sur l'onglet "OK"
   
   

   

    

3. Créer les sous dossiers de votre liste de diffusion: "Envoyé", "Archives", "Corbeille"

   
   - choisissez la couleur du dossier de votre choix
   

   

   
   

   
   Recommencer l'opération pour les autres sous-dossiers
   
   

4. Créer une nouvelle identité pour votre liste de diffusion

   
   

   

   
   - Compléter les champs
   
   

   

   
   Après avoir sélectionné l'icône "Dossier" du dernier item
   

   

   Sélectionner le dossier qui doit utiliser l'identité "Ma_liste_de_diffusion@ac-reunion.fr" lorsque vous écrivez un message
   
   

   
   

5. Gérer les signatures de ma liste de diffusion

   
   
   
   
6. Cliquer sur l'onglet "Nouvelle signature"
   
   

   

   
   
7. Compléter les champs
   
   

   

   
   - cliquer sur l'onglet "Enregistrer"
   

   

   
   

8. Gérer le filtrage des messages pour la liste de diffusion

   
   - Cliquer sur l'onglet "Préférence"
   - Sélectionner l'icône "Filtres" puis "Filtres message entrant"
   - Cliquer sur "Définir un filtre"
   

   Filtres des messages entrants

   
   

   

   
   
9. Compléter les champs
   
   

   

   
   
   - Sélectionner le champs "Transférer vers un dossier puis l'onglet "Naviguer"
   
   

   

   
   - Sélectionner le dossier de réception pour votre liste de diffusion, puis cliquer sur "OK"
   
   

   

   
   - Enregistrer votre filtre en cliquant sur "OK"
   
   

   
   
   

   Votre filtre pour les messages reçus est actif

   
   

   

   
   

   Filtres des messages sortants

   
   
10. Déplacer les messages envoyés de la liste de diffusion dans le dossier "Envoyé" de la liste de diffusion
    - Cliquer sur l'onglet "Définir un filtre" dans l'espace "Filtre message sortant"

Le nom de l'expéditeur se trouve dans l'espace "Préférence"- " Comptes" - identité "ma_liste_de_diffusion@ac-reunion.fr"

 - Transférer les nouveaux messages d'envoi écrit à partir de la liste de diffusion dans le dossier "Envoyé" du dossier "Votre_liste_de_diffusion@ac-reunion.fr" 

Votre filtre pour les messages sortants est actif

Gérer mes messages en quarantaine

Messagerie nationale : ce qui change pour vous. Gestion des spams

Avec le déploiement de la nouvelle messagerie nationale, vos échanges gagnent en sécurité, en fiabilité… et en tranquillité.

Fini les spams dans votre boîte de réception : un système de filtrage renforcé place désormais automatiquement les messages suspects en quarantaine. Vous gardez le contrôle, sans être envahi.

Ce qui change concrètement :

 • une protection anti-spam centralisée au niveau du réseau national

 • une interface simple pour consulter, libérer ou supprimer les messages filtrés

 • une notification régulière pour ne rien manquer

 • des listes de confiance et de blocage personnalisables pour affiner vos préférences

Résultat : une messagerie plus sereine, plus propre, mieux maîtrisée.

Protection anti-spam mise en place

Un système de filtrage automatique est déployé au niveau du réseau national :

• les messages suspects sont bloqués automatiquement.

 • les mails concernés sont placés en quarantaine, sans être transmis à votre boîte de réception. Vous recevrez régulièrement un message intitulé "Notification de quarantaine anti-spam" listant :

 • les messages bloqués,

• les actions possibles (libération ou suppression).

Capture d'écran d'un message en quarantaine

Consultation et gestion des messages en quarantaine

Accéder aux messages en quarantaine

 o Cliquez sur le lien « Vos messages en quarantaine » présent dans la notification reçue.

 o Une interface dédiée s’ouvre pour consulter les mails bloqués.

Examiner et agir sur un message

 o Cliquez sur l’objet du mail pour en lire le contenu sans danger.

o Trois actions sont possibles :

Libérer : le message est envoyé dans votre boîte de réception. 

Libérer + ajouter à la liste de confiance : le message est reçu et l’expéditeur est autorisé à l’avenir.

Supprimer : le message est supprimé définitivement. 

Gestion en masse : pour agir sur plusieurs messages : 

o Cochez les mails souhaités.

o Sélectionnez l’action appropriée (libération ou suppression).

Sans action de votre part, les messages en quarantaine sont automatiquement supprimés au bout de 14 jours.

Gestion des listes : confiance et blocage

Accès aux options

Depuis l’interface « Vos messages en quarantaine » :

 o Cliquez sur « Options » (en haut à droite).

Liste de confiance (ou sécurisée)

 o Utilité : autoriser une adresse ou un domaine à ne plus être filtré.

 o Action : cliquer sur la corbeille pour retirer un élément de la liste si nécessaire.

Liste de blocage

o Utilité : bloquer systématiquement les messages d’une adresse ou d’un domaine.

o Effet : les messages sont directement placés en quarantaine.

Bonnes pratiques

• Consultez régulièrement vos notifications de quarantaine. 

• Ne libérez un message que si vous reconnaissez l’expéditeur ou le contenu.

• Utilisez la liste blanche avec prudence pour éviter les erreurs de filtrage.

 En cas de doute, transférer le mail à alerte_mail@ac-reunion.fr

https://portail.ac-reunion.fr/ladoclela/books/resilience/page/signalement

Tutoriels en vidéo

Vidéo de la gestion des spams et des mises en quarantaine

Vidéo en version courte de la gestion des spams et des mises en quarantaine

Je reparamètre l'application Thunderbird après la migration

Processus de configuration de la messagerie nationale dans Thunderbird

Lien institutionnel : https://monaidenumerique.education.gouv.fr/tutoriels/messagerie/je_conserve_thunderbird/

Comment configurer thunderbird?

Configurer un compte de messagerie nationale dans le client Thunderbird en toute autonomie, à l’aide d’un mot de passe d’application sécurisé.

Tips : Vous pouvez copier plusieurs éléments dans le presse-papier (CTRL+C ou clic-droit  > copier)  et retrouver la liste de ces éléments à coller avec les touches Windows + V        ↓

1.  Génération du mot de passe d’application (token)
   1.1 Connexion à la messagerie Zimbra

Afin de pouvoir générer un token ( ou mot de passe d'application ), vous devez vous rendre sur l'application web de la messagerie. Ce token est nécessaire afin de pouvoir accéder a vos mails depuis un client de messagerie.
Ci dessous, la procédure pour créer ce token.

Vous avez la possibilité de créer plusieurs token pour vos différentes applications.

• Rendez-vous sur : https://messagerie.education.gouv.fr/
• Sélectionnez Académie de La Réunion comme fournisseur d’identité.

1.4 Accès aux préférences / Paramétrage

• Une fois connecté, accédez à l’onglet Préférences > Paramétrage Thunderbird & mobile.
• Cliquez sur le bouton Connexion.

Sélectionnez l’onglet :

·       « Préférences » (1)

·       puis la rubrique « Paramétrage Thunderbird & mobile » (2)

·       ensuite cliquez sur « Connexion » (3) :

1.5 Création du mot de passe d’application

• Cliquez sur Créer un mot de passe d’application.

·       Donnez-lui un nom explicite, par exemple Thunderbird, puis validez.

 

• Le mot de passe généré s’affiche : cliquez sur Copier pour l’enregistrer temporairement.
  ⚠️ Ce mot de passe ne sera affiché qu’une seule fois.

2. Configuration du compte dans Thunderbird

2. A    Pour un compte déjà existant dans Thunderbird

Remarque : A chaque modification des paramètres de serveur, un pop up apparaît vous demandant de redémarrer l'application. Cliquez sur "Redémarrer".

Lorsque Thunderbird vous y invite, renseignez le mot de passe précédemment généré (mot de passe d'application).

• Dans Thunderbird, ouvrez le menu principal puis cliquez sur Paramètres des comptes.

• Modifiez les paramètres du serveur de courriers entrants (IMAP) : Sous votre compte nominatif, sélectionnez "Paramètres de serveur" (1) et renseignez les champs "Nom de serveur" par imap.education.gouv.fr (2) et "Nom d'utilisateur" par votre adresse mail nominative (3).

Pour chaque modification effectuée l'application Thunderbird devra être redémarré 

• Modifiez les paramètres du serveur de courriers sortants (SMTP) : Sélectionnez "Serveur sortant (SMTP)" (1), sélectionnez votre adresse nominative (2) et cliquez sur "Modifier" (3).

• Vous pouvez laisser le champ "Description" (1) vide, renseigner le champ "Nom du serveur" (2) par smtp.education.gouv.fr et vérifier que les autres informations sont conformes au modèle ci-dessous.

2. B    Pour une nouvelle configuration Thunderbird

2.B.1 Accès aux paramètres

• Dans Thunderbird, ouvrez le menu principal puis cliquez sur Paramètres des comptes.

   

   

  

• Sélectionnez Gestion des comptes (1) > Ajouter un compte de messagerie (2)

 2.B.2 Saisie des informations

• Renseignez :
• Nom : votre prénom et nom,
• Adresse e-mail : adresse académique,
• Mot de passe : celui généré précédemment (mot de passe d’application).
• ⚠️ Cliquez sur Configuration manuelle (et non sur "Continuer").

2.B.3 Paramètres serveur à configurer manuellement

Serveur de réception (IMAP) :

• Nom d’hôte : imap.education.gouv.fr
• Port : 993
• Sécurité : SSL/TLS
• Authentification : Mot de passe normal
• Nom d’utilisateur : votre mail académique

Serveur d’envoi (SMTP) :

• Nom d’hôte : smtp.education.gouv.fr
• Port : 465
• Sécurité : SSL/TLS
• Authentification : Mot de passe normal
• Nom d’utilisateur : votre mail académique

2.B.4 Finalisation

• Cliquez sur Terminé pour valider la configuration.

✅ Résultat final

Félicitations ! Votre compte de messagerie académique est désormais opérationnel dans Thunderbird. Vous pouvez envoyer et recevoir des e-mails via l’interface du client.

Limite d'envoi de messages

Pour prévenir l'envoi massif de courriels en cas d'usurpation de compte, une limite d'envoi par utilisateur est appliquée.

Cette restriction d'envoi ne concerne pas les messages transmis par l'intermédiaire d'une liste de diffusion.

Le décompte s'effectue par destinataire, et non par nombre de messages envoyés. Ainsi, une même @mail apparaissant plusieurs fois dans les destinataires sera comptabilisé autant de fois.

Seuil d'alerte (WARN) :
Le message est accepté mais placé en quarantaine. Le destinataire est immédiatement averti et, en cas de faux positif, il lui appartient de libérer les messages retenus.

Seuil maximal (MAX) :
En cas de blocage, le serveur distant refuse sans délai la livraison du message et n’en conserve aucune trace. L’expéditeur devra patienter le temps nécessaire avant de réémettre son envoi, en veillant à le segmenter pour ne pas dépasser les seuils autorisés.

voici les limites appliquées pour une même adresse IP :

Période	nb de destinataire WARN	nb de destinataire MAX
1 minute	500	700
10 minutes	800	1000
60 minutes	3000	6000
600 minutes	6000	8000

voici les limites appliquées pour un émetteur :

Période	nb de destinataire WARN	nb de destinataire MAX
1 minute	500	700
10 minutes	800	1000
60 minutes	2000	4000
600 minutes	5000	8000

Les taux d'envoi varient également en fonction de la période de la journée ou de la semaine :
• Pendant la nuit (de 20h à 7h - métropole = 23h ou 22h à 10h ou 9h à la réunion), les taux sont divisés par quatre.
• Le week-end les taux sont divisés par deux en journée et par quatre la nuit.
soit :

Période	nb de destinataire WARN	nb de destinataire MAX
1 minute	125	175
10 minutes	200	250
60 minutes	750	1500
600 minutes	1500	2000

Compromission d'un compte

Lorsqu'une compromission est détectée par le pôle messagerie nationale :

• Le compte est bloqué pour l'envoi de messages en étant ajouté à la liste bl_compromis.
• L'académie est notifiée de la compromission.

Particularités

Les comptes de type ce.RNE bénéficient d'un capacité multipliée par 2 au niveau des seuils.

Les établissements scolaires également (adresse IP publique transmise au national), le seuil est x4.

Le fichier fourni au national permettant de catégoriser certains éléments afin d'augmenter le seuil par défaut et situé ici : S:\dsi1\messagerie\ETNA\splitProxy 

Paramétrage de la signature dans la messagerie nationale

Pour les personnels du rectorat: rendez-vous dans le lecteur réseau P: (Perso) et cliquez sur le fichier signature.html pour l’afficher dans un navigateur internet.

Utilisez successivement les raccourcis clavier :

Ctr + A (pour sélectionner tout le contenu de la page)

Ctrl + C (pour copier)

 

Connectez-vous à votre messagerie Zimbra depuis ce lien : https://messagerie.education.gouv.fr/

Dans l’onglet « Préférences » (1) sélectionnez la rubrique « Signature » (2).

 

Sélectionnez le format HTML.

Cliquez dans le cadre (1) et utilisez le raccourci clavier Ctr + V (ou clic droit / coller) pour y coller la signature.

Validez la modification en cliquant sur Enregistrer. (2)

Parcours M@gistère

Parcours de formation à distance

https://magistere.education.fr/dgesco/course/view.php?id=3082§ion=1

Sommaire

Débuter avec l'outil (10 min)

Présentation de la messagerie
Comment paramétrer l'accès de la messagerie depuis l'application Thunderbird ?

Echanger par courriel :

• La composition d'un mail ;
• L'insertion de signatures personnalisées ;
• La réception et la réponse aux mails reçus ;
• Le transfert de mails ;
• La gestion de votre boite de réception.

Aller plus loin (15 min)

Organiser sa messagerie :

• L'organisation de votre boîte de réception grâce à des dossiers et des étiquettes ;
• L'automatisation grâce aux règles de tri ;
• Les réponses automatiques et messages d'absence.

Envoyer et sauvegarder une pièce jointe

Programmer des réunions dans son calendrier :

• Apprenez à créer des événements pour planifier vos réunions ;
  
• Découvrez comment inviter des participants à vos réunions ;
• Explorez les options pour configurer un rappels.

Consulter sa messagerie en utilisant un téléphone portable

Devenir expert (8 min)

Partager un élément de sa messagerie (mail, calendrier ou tâche)

Gérer ces  tâches

Raccourcis et bonnes pratiques :

• Découvrez comment utiliser efficacement les raccourcis clavier
• Apprenez à utiliser les fonctionnalités de recherche avancée pour trouver rapidement des mails, des contacts
• Explorez les ressources disponibles pour trouver rapidement des réponses à vos interrogations grâce à l'aide en ligne

Passer d'une adresse académique fonctionnelle à la fonction de boite partagée sur la messagerie nationale

Lors de la transition vers la messagerie nationale, il est essentiel d'adopter des pratiques rigoureuses pour la gestion des boîtes mails partagées. Cela garantit une organisation efficace et une répartition claire des responsabilités entre les utilisateurs.

 

Introduction :

 

Messagerie académique (Convergence)

Messagerie nationale (Zimbra)

Notre système actuel de boîtes fonctionnelles, basé sur un identifiant et mot de passe partagés, ne respecte plus les standards de sécurité actuels (impossibilité d’identifier clairement l’auteur d’un message). Par ailleurs, cette organisation impose l’utilisation de clients lourds (ex. Thunderbird) pour gérer plusieurs boîtes, ce qui accroît la complexité et le risque d’erreurs.

Avec la nouvelle messagerie, chaque agent se connectera via son compte personnel et pourra accéder à des boîtes partagées directement depuis l’application WEB. Ces boîtes partagées permettront à chaque agent de consulter les messages reçus et envoyés d’une boîte de service commune. La gestion des "membres" associés à chaque boîte sera placée sous la responsabilité d’au moins une personne désignée comme propriétaire.

 

 

Voici les consignes à suivre :

1. Compréhension de l'état des messages :

• Dans une boîte mail partagée, lorsqu'un utilisateur lit un message, celui-ci n'apparaît plus en gras pour les autres utilisateurs, indiquant qu'il a été lu.

2. Options pour le suivi et la gestion des messages :

• Marquer un message comme non lu :
  • Si un utilisateur souhaite que d'autres membres de l'équipe prennent connaissance d'un message déjà lu, il peut le marquer à nouveau comme non lu.
  • Procédure : Cliquez avec le bouton droit sur le message concerné et sélectionnez "Marquer comme non lu".
• Utilisation des catégories de couleurs - Le tag :
  • Les catégories de couleurs permettent d'assigner des codes couleur aux messages pour indiquer leur statut ou le responsable du suivi.
  • Configuration des catégories :
    • Cliquez avec le bouton droit sur le message concerné et sélectionnez "Marquer conversation".
      
    • Dans les sous-menu, définissez votre tag et la couleur associée. Vous pouvez créer de nouvelles catégories, leur attribuer des noms significatifs et choisir une couleur distincte pour chacune.

• • Attribution de catégorie à un message :
    • Une fois le parametrage de votre tag terminé, vous n'avez plus qu'à cliquez avec le bouton droit sur le message, sélectionnez "Marquer conversation" et choisissez votre tag.
  • Exemple de répartition des catégories :
    • Attribuer une couleur spécifique à chaque membre de l'équipe pour indiquer le responsable du traitement du message.
    • Utiliser des couleurs pour signaler l'urgence ou le statut du message (par exemple, rouge pour urgent, vert pour en attente, etc.)

3. Recommandations supplémentaires :

• Formation de vos collaborateurs : Assurez-vous que tous les membres de l'équipe sont formés à l'utilisation des fonctionnalités de marquage et de catégorisation
• Établissement de conventions : Définissez des conventions claires sur l'utilisation des catégories de couleurs et du marquage des messages pour assurer une compréhension uniforme au sein de votre équipe.
• Révision régulière : Effectuez des revues périodiques des messages catégorisés pour garantir que les suivis sont effectués en temps opportun et que les catégories sont utilisées correctement.

En appliquant ces consignes, la gestion des boîtes mails partagées sera optimisée, assurant une communication fluide et une répartition efficace des tâches au sein de l'équipe.

 

S'abonner à un dossier ou comment afficher les dossiers créés dans Zimbra mais absents dans Thunderbird

Quand vous créez des dossiers depuis l'interface Zimbra, ceux-ci ne s'affichent pas automatiquement dans Thunderbird.

Pour les faire apparaître dans Thunderbird, il faut vous abonner à ces dossiers:

Dans Thunderbird, faites un clic droit sur l'adresse concernée puis sélectionnez S'abonner dans le menu déroulant.

Dans la fenêtre Abonnement, cochez les dossiers que vous souhaitez afficher dans Thunderbird puis validez en cliquant sur OK.

Le dossier Abonnement test sélectionné précédemment apparait maintenant dans Thunderbird.

Tutoriels institutionnels

Quels sont les tutoriels disponible sur le site "Monaidenumérique"?

https://monaidenumerique.education.gouv.fr/outils/messagerie/tutoriels/

Mon académie migre vers la nouvelle messagerie

• Je me prépare au changement
• Fiche mémo « Je passe au 100% webmail »
• Fiche mémo « Je reparamètre Thunderbird après ma migration »
• Fiche mémo « Je gère des boîtes fonctionnelles »

Tutoriels

• Je paramètre une application sur un équipement mobile
• Je paramètre Thunderbird
• Je sauvegarde mes données
• Je crée un publipostage
• Je migre ma messagerie depuis Thunderbird
• Je reparamètre Thunderbird après la migration
• Je transfère mes données

Documentation

• Mails
• Boîtes fonctionnelles
• Contacts
• Calendrier
• Tâches
• Préférences
• Recherche
• Tags
• Partages

Bonnes pratiques

• J’utilise ma messagerie de manière éco-responsable
• Je sécurise ma messagerie

FAQ (Foire Aux Questions)

FAQ institutionnelle

https://monaidenumerique.education.gouv.fr/outils/messagerie/faq/

Fonctionnalités

Quel est le quota ( taille d'une boite mail ) ?

Le quota de la nouvelle messagerie est de 20 Go pour les comptes individuels et 40 Go pour les messageries fonctionnelles.

Nouveaux paramètres des serveurs IMAP et SMTP

Serveur de réception (IMAP) :

• • Nom d’hôte : imap.education.gouv.fr
  • Port : 993
  • Sécurité : SSL/TLS
  • Authentification : Mot de passe normal
  • Nom d’utilisateur : votre mail académique ( nom.prenom@ac-reunion.fr )

Serveur d’envoi (SMTP) :

• • Nom d’hôte : smtp.education.gouv.fr
  • Port : 465
  • Sécurité : SSL/TLS
  • Authentification : Mot de passe normal
  • Nom d’utilisateur : votre mail académique ( nom.prenom@ac-reunion.fr )

Pour le mot de passe il sera nécessaire de générer un mot de passe d'application ( aussi appelé token ) depuis l'interface web de la messagerie .

Messagerie nationale: la FAQ

Mots clés : Messagerie nationale, FAQ, ZIMBRA, connexion, fonctionnalités, sécurité, Thunderbird, transfert de données, gestion des mails, calendrier, contacts.

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FAQ - Messagerie nationale

1. Quelles sont les fonctionnalités proposées par le service de messagerie nationale ?

La messagerie nationale utilise la suite ZIMBRA, offrant des fonctionnalités telles que la messagerie, l'agenda, la gestion des tâches et la visioconférence. De nouvelles fonctionnalités seront ajoutées progressivement.

2. Est-ce que je conserve le contenu de ma boîte lorsque je change d’académie ?

Oui, vous conservez tous vos mails et dossiers de classement, même si vous changez d’académie.

3. Puis-je bénéficier d’une adresse mail professionnelle ?

Oui, tous les agents du ministère de l'éducation nationale, titulaires ou contractuels, ont droit à un compte de messagerie professionnel.

4. Quelle est la différence entre une liste de diffusion et une messagerie fonctionnelle ?

Une messagerie fonctionnelle est une boîte mail partagée associée à un service, accessible à plusieurs agents. Une liste de diffusion envoie des informations à un groupe défini sans permettre la consultation des messages par les membres.

5. Puis-je rediriger automatiquement mes mails vers une autre adresse mail ?

Non, la politique de sécurité interdit la redirection automatique des mails vers d’autres adresses.

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Connexion à la messagerie

6. Comment accéder à la messagerie nationale en ligne ?

L'accès se fait via l'intranet académique. Certaines académies offrent un lien direct sur leur page d'accueil.

7. Quels paramètres d’authentification dois-je utiliser pour me connecter ?

Utilisez votre identifiant et mot de passe fournis par votre académie, identiques à ceux de la messagerie académique.

8. Que faire si j’ai oublié mes paramètres d’authentification ?

Utilisez l'outil de récupération mis à disposition par votre académie ou contactez votre dispositif d’assistance académique.

9. Que faire si je n’arrive pas à me connecter ?

Vérifiez votre connexion Internet. Si le problème persiste, contactez votre dispositif d’assistance académique.

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Mon académie migre vers la nouvelle messagerie

10. Mes paramètres d’authentification changent-ils ?

Non, vos paramètres restent les mêmes.

11. Vais-je retrouver mes mails dans la nouvelle messagerie ?

Oui, tous vos mails et dossiers sont transférés.

12. Vais-je retrouver mes carnets d’adresses personnalisés ?

Non, ces carnets ne migrent pas automatiquement. Vous devez les récupérer manuellement.

13. Vais-je retrouver mes rendez-vous dans la nouvelle messagerie ?

Non, les données des outils académiques ne sont pas transférées automatiquement. Votre académie vous informera si un transfert est possible.

14. Puis-je continuer à utiliser Thunderbird après la migration ?

Oui, mais vous devrez reparamétrer l'application.

15. Comment me connecter à ma messagerie sur Thunderbird ou mon mobile ?

Vous devez créer un mot de passe d’application unique à insérer dans le paramétrage de votre application.

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Mail

16. Quelle est la taille maximale d’un mail ?

La taille maximale est de 20 Mo, y compris les pièces jointes.

17. Combien de pièces jointes puis-je intégrer dans chaque mail ?

Autant que vous le souhaitez, tant que le mail ne dépasse pas 20 Mo.

18. Comment envoyer une pièce jointe par mail ?

Utilisez l'option "Joindre" lors de la rédaction de votre mail.

19. Comment créer une signature pour mes mails ?

Allez dans "Préférences", puis "Signatures" pour créer et enregistrer votre signature.

20. Comment demander un accusé de lecture ?

Sélectionnez "Demander un accusé de lecture" dans les options lors de la rédaction de votre mail.

21. Comment récupérer un mail supprimé par erreur ?

Rendez-vous dans la corbeille et glissez le mail dans un autre dossier. Vous pouvez également restaurer des mails supprimés dans un délai de 60 jours.

22. Puis-je différer l’envoi d’un mail ?

Oui, vous pouvez choisir de programmer l’envoi d’un mail à une date et heure ultérieures.

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Contacts

23. Comment ajouter des contacts ?

Accédez à l'onglet "Contacts" et sélectionnez "Nouveau contact".

24. Comment créer un carnet d’adresses personnalisé ?

Faites un clic droit sur "Contacts", sélectionnez "Nouveau dossier de contacts".

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Calendrier et tâches

25. Comment planifier un rendez-vous dans mon calendrier ?

Utilisez l'onglet "Calendrier" et suivez les étapes pour créer un nouveau rendez-vous.

26. Comment modifier un rendez-vous planifié ?

Double-cliquez sur le rendez-vous à modifier et enregistrez vos modifications.

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Stockage

27. Quel est l’espace de stockage de chaque boîte de messagerie professionnelle ?

20 Go pour les comptes individuels et 40 Go pour les messageries fonctionnelles.

28. Que faire lorsque ma boîte mail est pleine ?

Supprimez des mails inutiles et videz la corbeille.

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Gérer ma messagerie

29. Comment rechercher un mail dans votre messagerie ?

Utilisez le champ de recherche en haut à droite de l’onglet "Mail".

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Messageries fonctionnelles

30. Comment accéder à mon compte de messagerie fonctionnelle ?

Utilisez vos paramètres d’authentification personnels. Si le compte n’apparaît pas, contactez le propriétaire.

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Sécurité

31. Qu’est-ce que le phishing ?

C'est une arnaque visant à obtenir des informations personnelles en se faisant passer pour une entreprise légitime.

32. Comment reconnaître un mail frauduleux ?

Vérifiez l’expéditeur, les demandes urgentes, les fautes d’orthographe, les liens suspects et le ton alarmiste.

33. Que faire si je reçois un mail suspect ?

Ne répondez pas, ne cliquez pas sur les liens, signalez-le comme spam et vérifiez son authenticité.

34. Quelles sont les bonnes pratiques pour créer mon mot de passe ?

Utilisez un mot de passe complexe, évitez les informations personnelles, et changez-le régulièrement.

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J'utilise Thunderbird

35. Vais-je retrouver l’ensemble de mes mails dans la nouvelle messagerie en ligne ?

Si configuré en POP, les messages devront être transférés manuellement.

36. Est-il normal de constater des différences entre les dates affichées dans Thunderbird et la messagerie en ligne ?

Oui, la messagerie en ligne affiche la date de réception, tandis que Thunderbird montre la date d’expédition.

Document original : Messagerie nationale: la FAQ

Typologies de Problèmes techniques pour la Messagerie (à traiter)

• Problèmes de Connexion au Serveur

  • Symptômes : Impossible de se connecter au serveur de messagerie, messages d'erreur de connexion.

  • Causes Possibles : Paramètres de serveur incorrects.
    

  • Résolution : Vérifier les paramètres IMAP ET SMTP ( voir la documentation )

• Problèmes de Configuration de Compte

  • Symptômes : Échec de l'envoi/réception d'emails, erreurs de configuration / erreur sur le mot de passe

  • Exemple de message d'erreur : 
    • Échec de la connexion depuis le serveur imaps.ac-reunion.fr avec le nom d’utilisateur xxxx

  • Causes Possibles :

    • • Paramètres SMTP/IMAP/POP incorrects,

      • mauvais identifiants,

      • configurations incomplètes de votre client de messagerie.

  • Résolution : Vérifier votre identifiant et votre mot de passe d’application (token) ( voir la documentation )

• Problèmes de Filtrage de Messagerie

  • Symptômes : Emails bloqués ou déplacés dans le dossier spam, filtres de messagerie trop stricts.

  • Causes Possibles : Règles de filtrage incorrectes, listes noires, configuration antispam.
    
    

• Problèmes de Sécurité de la Messagerie

  • Symptômes : Tentatives de phishing, spams, accès non autorisé à la boîte mail.

  • Causes Possibles : Mots de passe faibles, absence d'authentification à deux facteurs, logiciels antivirus obsolètes.
    
    

• Problèmes de Performances de la Messagerie

  • Symptômes : Lenteur lors de l'ouverture des emails, chargement long de la boîte de réception.

  • Causes Possibles : Serveur surchargé, trop d'emails stockés, client de messagerie obsolète.

Planning

Voici le calendrier de déploiement de la messagerie nationale et les différentes étapes.
Ce calendrier permet de voir a quel moment vous serez concerné par ce changement afin de vous permettre de l'anticiper.

la date de migration d'un compte, dépend donc de la population dans laquelle vous vous trouvez.

• 16 avril 2025 : Migration technique / Système de mise an quarantaine ✅
• Le  2 mai : Migration du personnel de la DSI ( tous les services DSI1, DSI2, DSI3, DSI4 ) ✅
• Mi-mai : Migration des correspondants techniques ( AED TICE, ERUN, RRUPN, DRANE, etc.. )
• Début juin : Personnels du premier degré 
  • Tous les enseignants du premier degré, les boites personnelles des directeurs d'écoles
  • Les Inspecteurs du premiers degré
  • Boîtes fonctionnelles liées aux directeurs 1D
• Octobre : Le reste de la population académique ( 2D et Rectorat )
  • Boîtes fonctionnelles 
  • Enseignants second degré 
  • Personnels de direction du second degré
  • Personnels administratifs en EPLE 
  • Personnels administratifs Rectorat et sites distants

Planning de déploiement de la messagerie nationale

Le schéma ou la photo ci-dessous représente la planning de déploiement de la messagerie nationale