Données personnelles - Déclaration des jours télétravaillés en EPLE via un formulaire Colibris

MENTION D’INFORMATION - Déclaration des jours télétravaillés en EPLE via un formulaire Colibris - Version du 23/05/2025

Intitulé du traitement : Déclaration des jours télétravaillés en EPLE via un formulaire Colibris

Identité et coordonnées du responsable de traitement et de la DPO académique :

• Responsable de traitement : Recteur de région académique, recteur de l'académie de La Réunion / ce.recteur@ac-reunion.fr
• Service détenant la maîtrise d'ouvrage du traitement et agissant pour le compte du recteur, responsable de traitement : SG4 / sg.paye@ac-reunion.fr
  
• Déléguée à la protection des données académique : dpd@ac-reunion.fr
  

Objet du traitement de données :

• Finalités : 

  - Déclaration du nombre de jour télétravaillés

  - Mise à jour du dossier de l'agent au fil de l'eau pendant la durée d'affectation de l'agent dans l'académie

  - Mise en paiement de l'allocation forfaitaire des agents affectés en EPLE
  
  

• Base juridique : respect d'une obligation légale
  

Données ou catégories de données traitées 

• par collecte directe (les données sont saisies directement par les personnes concernées)
  
  
  • Demandeur
    
    • Données d'identification : nom, prénom
      
    • Données professionnelles : affectation, département d'exercice, établissement d'affectation, nombre de jours télétravaillés dans le semestre, validation ou rejet, avis
      
    • Donnée de contact : mail professionnel
      
      
  • Personnels ou autres utilisateurs habilités
    
    • Données de connexion : IUD, horodatage, activité en ligne
      
•  Le recueil des données est obligatoire. Il est essentiel pour la mise en paiement de l'allocation forfaitaire de télétravail. 
  

Destinataires ou catégories de destinataires des données à caractère personnel de tout ou partie des données dans la limite de leurs besoins respectifs :

• Personne concernée : renseigne le nombre de jours télétravaillés à chaque fin de semestre
  
• Autorité hiérarchique du demandeur (chef d'établissement ou IA-DAASEN) : réceptionne les demandes et valide ou rejette
• Division des personnels administratifs, techniques et d'encadrements (DPATE) : réceptionne l'extraction de l'ensemble des données concernant les jours déclarés télétravaillés validés par l'autorité hiérarchique pour mise en paiement
• Division des services informatiques (DSI) : garantit le bon fonctionnement du moyen technique du traitement, soit le formulaire Colibris 
  

Aucune prise de décision automatisée n'est opérée, y compris le profilage (Article 22 du RGPD). 

Aucun transfert des données ne s'effectue hors de l'Union Européenne. 

Durée de conservation des données :

• Données d'identification, données de contact et données professionnelles collectées et traitées :  après saisie, les données seront stockées dans Colibris pendant 3 mois. Elles seront ensuite conservées dans le dossier individuel de l'agent selon les dispositions de l'arrêté du 21 décembre 2012
  
• Données d'utilisation du service en ligne : les données de journalisation sont gardées durant 1 année glissante 

Les mesures de sécurité : informations réservées au responsable de traitement (et au service détenant la maîtrise d'ouvrage) et à la déléguée à la protection des données académique. Les contacter pour plus d'informations.

Vos droits sur les données vous concernant : Respect d'une obligation légale (art. 6c)

Conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la Loi Informatique et Liberté modifiée, vous pouvez accéder et obtenir copie des données vous concernant, les faire rectifier. Vous disposez d'un droit à la limitation du traitement sur vos données. 

Exercice de vos droits :

• Vous pourrez exercer l’ensemble de vos droits sur ce traitement auprès du service détenant la maîtrise d'ouvrage et agissant pour le compte de M. le recteur, responsable de traitement
  • par courriel sg.paye@ac-reunion.fr
    Merci de préciser dans l’objet du message : Protection des données – Exercice de droit
  • par courrier postal : Rectorat de La Réunion - Service SG4 - 24 Avenue Georges Brassens CS 71 003 - 97 743 Saint-Denis Cedex 9
    

    Merci d'accompagner votre démarche de la copie de votre pièce d'identité valide au moment de la demande. Cette pièce sera conservée le temps de son instruction. 
    

     

    
    

• Pour toute question concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter la déléguée à la protection des données de l'académie :
  • par courriel : dpd@ac-reunion.fr
  • par téléphone : 06 92 30 13 59
  • par courrier postal adressé au :
    Secrétariat Général - A l'attention de Mme la Déléguée à la protection des données académique
    Rectorat de La Réunion 24 Avenue Georges Brassens CS 71 003 - 97 743 Saint-Denis Cedex 9

Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL https://www.cnil.fr/fr/agir/saisir-la-cnil ou par voie postale à l'adresse suivante : 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS Cedex 07