Données personnelles - Registre des Activités sur les Données Individuelles de l'Organisation - RADIO

MENTION D’INFORMATION - Registre des Activités sur les Données Individuelles de l'Organisation - RADIO - Version du 14/11/2024

Intitulé du traitement : Registre des Activités sur les Données Individuelles de l'Organisation - RADIO

Identité et coordonnées du responsable de traitement et de la DPO :

• Responsable de traitement : Rostane Mehdi, recteur de l'académie de La Réunion / ce.recteur@ac-reunion.fr
• Service détenant la maîtrise d'ouvrage et agissant pour le compte du responsable de traitement : Secrétariat général / ce.sg@ac-reunion.fr
  
• Déléguée à la protection des données académique - Data Protection Officer / DPD-DPO : Claudine Ah-Niave / dpd@ac-reunion.fr
  

Objet du traitement de données :

• Finalités :
  • Permettre aux responsables de traitement (RT) ou à leurs maîtres d'ouvrage (MOA) de compléter le registre des activités de traitements de données à caractère personnel (DCP) de leur structure et d'en évaluer leur conformité au règlement général sur la protection des données (RGPD) ;
  • Permettre aux personnels de l'académie (du premier et du second degrés ou des services académiques et régionaux - 1D, 2D, SAR) de proposer à l'inscription au registre de leur structure les traitements de DCP qu'ils envisagent de mettre en œuvre ;
  • Permettre aux RT (ou à leurs MOA) de prendre connaissance des activités de traitements envisagés pour les inscrire (ou pas) à leur registre après avis du délégué à la protection des données (DPD) de leur structure ;
  • Permettre au DPD d'émettre un avis aux traitements proposés ;
  • Permettre au DPD de mutualiser son action à l'ensemble des structures pour lesquelles il est désigné et conventionné.
    
    
• Finalités statistiques :
  • Suivi de la complétude du registre via un tableau de bord indiquant les éléments suivants :
    - Nombre de traitements déclarés et/ou inscrits par structure/service
    - Nombre de structures 1D/2D/SAR ayant outillé leur registre
    
  • Suivi de la mise en application des mesures correctives identifiées
  • Détermination d'un niveau de conformité global
    
    
• Base légale : Respect d'une obligation légale (art. 6c du RGPD)
  

Données ou catégories de données traitées

• Les données des personnels de l'académie sont issues d'une collecte indirecte (elles sont pré-saisies car l'application est reliée à l'annuaire académique) :  
  
  • Données d'identification : Nom, prénom
  • Données professionnelles : établissement d'affectation (RNE), rôle(s) détenu(s) dans l’application : responsable de traitement (pouvant être assimilé comme MOA de niveau 1), déclarant, relais informatique et liberté (RIL) ou référent RGPD, délégué à la protection des données, consultant d'un registre
    
  • Données de contact : adresse électronique professionnelle, adresse postale professionnelle dans le cas des exercices de droit
    
  • Données d'utilisation du service en ligne  : uid, adresse IP, dates et horaires de chaque clic correspondant à l'activité menée en ligne (données de journalisation)
    
    
•  Le recueil des données est obligatoire. Les données personnelles des agents sont nécessaires afin :
  • de garder la trace de l'activité des déclarants et des responsables d'un traitement à inscrire dans le registre idoine ;
  • d'accorder des droits de consultation (CONSULT), de déclaration (DEC), d'analyse et d'évaluation des risques (RIL - Référent RGPD) ou d'inscription (RT) au(x) registre(s) au(x)quel(s) a droit l'agent concerné.

Destinataires ou catégories de destinataires des données à caractère personnel

• La DPD/DPO dont la mission est mutualisée au niveau académique : pour toutes les données collectées hormis les données de connexion
  
• L'ensemble des référents RGPD 1D, 2D et SAR ainsi que le RSSI académique et ses 2 adjoints (Responsable de la Sécurité du Système d'Information de l'académie de La Réunion) qui sont positionnés dans RADIO en tant que Relais Informatique et Liberté : uniquement pour les données d'identification et de contact du déclarant
  
• Les responsables de traitement (RT) ou maîtres d'ouvrage (MOA) agissant pour le compte des RT : uniquement pour les données d'identification et de contact du déclarant
  

Aucune prise de décision automatisée n'est opérée, y compris le profilage (Article 22 du RGPD).

Aucun transfert des données s'effectue hors de l'Union Européenne.

Durée de conservation des données :

• Données d'identification, données de contact et données professionnelles collectées et traitées : Pendant toute la durée d'affectation de l'agent dans la structure, puis supprimées sauf pour le déclarant d'un traitement ou à l'origine d'un modèle de traitement
  
• Données d'utilisation du service en ligne : les données de journalisation sont gardées durant 1 année glissant, puis elles sont supprimées

Les mesures de sécurité : informations réservées au responsable de traitement (ou MOA) et au délégué à la protection des données. Les contacter pour plus d'informations.

Vos droits sur les données vous concernant :

Conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la Loi Informatique et Liberté modifiée, vous pouvez accéder et obtenir copie des données vous concernant ou les faire rectifier. Vous disposez d'un droit à la limitation du traitement sur vos données.

Exercice de vos droits : (Les droits s'exercent auprès du RT ou de la MOA)

• Vous pourrez exercer l’ensemble de vos droits sur ce traitement auprès du secrétariat général qui détient la maîtrise d'ouvrage du traitement et agissant pour le compte de M. le recteur, responsable de traitement. La DPO académique est l'interlocutrice de la MOA.
  
  • par courriel dpd@ac-reunion.fr (Merci de préciser dans l’objet du message : Protection des données – Exercice de droit)
  • par courrier postal :
    Rectorat de La Réunion - Secrétariat général - Exercice de droit
    24 Avenue Georges Brassens CS 71 003 - 97 743 Saint-Denis Cedex 9
    

    Il faudra accompagner votre démarche de la copie de votre pièce d'identité, valide au moment de la demande. Cette pièce sera conservée le temps de son instruction.
    

     

    
    

• Pour toute question concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter la déléguée à la protection des données de l'académie :
  • par courriel : dpd@ac-reunion.fr
  • par téléphone : 06 92 30 13 59
  • par courrier postal adressé au :
    Secrétariat Général - Déléguée à la protection des données
    Rectorat de La Réunion 24 Avenue Georges Brassens CS 71 003 - 97 743 Saint-Denis Cedex 9

Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL https://www.cnil.fr/fr/adresser-une-plainte ou par voie postale à l'adresse suivante : 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS Cedex 07