Présentation générale - Vitrine de la solution Colibris

Colibrisgestionnaires.

- En termes de positionnement, Colibris doit constituer l’interface unifiée de traitement des demandes agents pour les gestionnaires et devenir maitre sur toutes les démarches administratives.
- En termes d’infrastructure, il a été décidé la mise en place d’une instance nationale Colibris multi entités permettant d’avoir 1 instance nationale et 1 instance dédiée par académie afin que chaque académie puisse développer ses propres formulaires.

Colibris est une plateformesolution nationaleLibre multide tenants (1 tenant par académie et 1 tenant pour le national) basée sur la technologie Publik (logiciel libredroit développé par la société coopérative Entr’Ouvert); chaque tenant est sécurisé par la FIMEEntrouv'ert et descommercialisé habilitations propres à Publik.

Planning prévisionnel de déploiement de Colibris :

e-Colibris

E-Colibris constitue une application mobile sécurisée permettant à tout agent en activité du MENJS de bénéficier des services RH en situation de mobilité :

- Afin d’assurer une cohérence de l’offre de services, l’accès à l’instance nationale Colibris (avec prise en compte de l’identité unifiée ministérielle) est intégré à l’application mobile et les démarches seront ainsi accessibles sur smartphone.
- Afin de s’inscrire dans la continuité des annonces ministérielles,sous le nom de l’Publik. L'éducation nationale à décidé d'utiliser cette application mobileau seraniveau harmonisénationale souset la marquerenommé «"Colibris".

Quels »sont déclinéles sousavantages d’une GRU pour la transformation numérique ?

Une solution de GRU permet de dénominationployer «une e-colibrisstratégie ».
Pourmulti autant,canal e-colibrispour porteaméliorer d’autreset fonctionnalitésoptimiser indépendantesle traitement des demandes des usagers. Ainsi, l’ensemble des sollicitations de l’applicationusager  sont enregistrées dans la solution et ce, quelque soit le canal utilisé :

• Courrier papier
• Mail
• etc..

Une GRU n'est pas une Gestion Electronique de Document (GED) ni une Gestione Electronique de courrier (GEC)

Source : https://doc-publik.entrouvert.com/pour-aller-plus-loin/une-grc-nest-pas-un-logiciel-de-gestion-/

Une GEC, comme une GED, est en effet basée sur le stockage, le document, la conservation, la recherche.

La GRU, au contraire, est basée sur l’échange, le flux et sur l’anonymisation (elle se prête donc bien mal à la conservation et à la recherche, respect de la vie privée oblige).

Une GRU est dans l’incapacité :

• De traiter les courriers qui ne sont pas des demandes citoyennes (les factures, les colis, les arrêts de travail, les échanges inter-administrations, les publicités, etc.). C’est souvent la plus grosse partie du courrier.

• D’intégrer l’ensemble de l’organigramme de la collectivité pour gérer la distribution du courrier en interne : c’est le travail d’une GEC, la GRU ne fait circuler que les demandes (auxquelles un courrier est parfois associé).

• De stocker les courriers. Ces derniers doivent (obligation légale) disparaître de la GRU trois mois après le traitement de la demande, au moment de l’anonymisation.

Une GRU n'est pas un logiciel de gestion client (ERP - CRM) :

Source  : https://doc-publik.entrouvert.com/pour-aller-plus-loin/une-grc-nest-pas-un-logiciel-de-gestion--2/

Un CRM qui est articulé autour de la recherche et du stockage des demandes ad vitam est très différent d'un outil de gestion de la relation usager (GRU) qui est, lui, focalisé sur les flux et les échanges. Si vous avez besoin d'un CRM, ne choisissez pas Publik, il y a pléthore d'outils qui feront ce travail mieux que notre solution.

Est-ce que ma procédure actuelle peut-être dématérialiser via Colibris (ex?

carte
• Déposer professionnelleune numérique, consultationdemande de donnéestélétravail
personnelles
• Déposer sa candidature pour un poste de contractuel à la DSI
• Déposer sa demande de "demande de temps partiel", et professionnelles,de "disponibilité" dans le 1D
• Déposer son dossier de demande de titre du handicap dans le cadre du mouvement interdépartemental dans le 2D
• Recueillir le retour des préférences des nouveaux TZR dans le 2D
• Déposer sa candidature pour l'examen du CAFFA et du CAFIPEMF

Voici plusieurs exemples qui utilisent actuellement Colibris, cependant Colibris traite pas forcément l'ensemble du besoin. Par exemple, il permet de déposer sa candidature et ses pièces jointes pour un poste de contractuel à la DSI, il permet de demander au candidat de modifier ses pièces jointes, si elles sont illisibles par exemple, il permet de donner accès àaux l’ENSAP)dossiers de l'ensemble des candidats au jur, il permet d'envoyer une réponse automatique lorsqu'un dossier est rejeté avant l'entretien.

SaIl généralisationne apermet été actée par la Secrétaire générale le 6 juillet 2021

Les services RH offerts sont :

- consulter ses données RH

- consulter la liste des agentspas de sonplanifier réseauun entretien (salle et heure de proximité

- consulter des informations nationales & académiques

- pouvoir justifierrendez-vous) de sonrecrutement appartenancedirectement audans ministère

-il pouvoirne suivrepermet l'évolutionpas de sespoursuivre les démarches RHde recrutement quand le candidat accepte le poste, ces tâches sont gérés autrement, par un autre moyen ou outil.

Cette exemple a pour but de montret que Colibris apporte des solutions mais pas forcément toutes les solutions.

Pour plus d'informations : https://doc-publik.entrouvert.com/pour-aller-plus-loin/dematerialiser-une-demarche/