Gérer les boîtes fonctionnelles après le transfert

Actions le jour de la bascule

Gestion des accès

Déléguer l’accès à une boîte de messagerie fonctionnelle

Seul le propriétaire dispose des droits nécessaires pour gérer les délégations d’accès à une boîte fonctionnelle.

En tant que propriétaire, dans l’onglet « Préférences » de votre messagerie en ligne, vous pouvez accéder à la gestion de vos boîtes fonctionnelles via l’onglet « Comptes ».

 

 

La gestion des délégations est disponible en bas de cette rubrique. Elle vous liste les boîtes fonctionnelles auxquelles vous appartenez, en précisant votre rôle (propriétaire, membre, membre (lecture seule)) au sein de celle-ci.

En bout de ligne pour chaque boîte est présent divers icônes d’actions:

• ⚙️ : la roue crantée est le bouton permettant d’accéder à la fenêtre de gestion des accès.
• ????️ : le bouton “Oeil” vous permet d’afficher / cacher la boîte au sein de votre compte personnel.
• ????️ : le bouton “Corbeille” vous permet de supprimer votre accès à la boîte fonctionnelle. Un message de confirmation vous demandera de valider votre choix.

Pour ajouter un membre à une boîte fonctionnelle, cliquez sur l’icône de roue crantée « ⚙️ ». Une fenêtre apparaît, elle liste les utilisateurs ayant une délégation d’accès et précise le rôle de chacun.

Pour ajouter une délégation, utilisez le bouton « Ajouter un membre ».

 

 

Une nouvelle fenêtre apparaît. Un champ permet de rechercher un utilisateur. Vous effectuez la recherche à partir de son nom ou de son adresse mail. Si l’utilisateur est bien présent dans l’annuaire des agents, son adresse mail peut être validée dans ce champ de recherche.

Lorsque l’adresse mail est validée, déterminez le rôle que vous souhaitez attribuer à cet utilisateur : propriétaire, membre, membre (lecture seule). Finalisez votre saisie en cliquant sur le bouton « Valider ».

Vous revenez alors sur la fenêtre précédente et l’utilisateur à qui vous venez de déléguer l’accès apparaît dans la liste.

Vous pouvez à tout moment gérer les délégations. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur la roue crantée « ⚙️ ». Les icônes de gestion des délégations sont disponibles dans la dernière colonne de la fenêtre de gestion des accès:

• Le crayon « ✏️ » permet de modifier le rôle du membre.
• La corbeille « ????️ » permet de supprimer la délégation.

 

 

Lorsque vous déléguez l’accès à une boîte de messagerie fonctionnelle, modifiez le rôle ou supprimez l’accès, une notification automatique est transmise à l’utilisateur.

Dès qu’une délégation est validée, l’utilisateur voit apparaître la boîte fonctionnelle comme un sous-dossier dans son arborescence de dossiers de classement. Il visualise également le carnet d’adresses, le calendrier et la liste des tâches de cette boîte.

Supprimer l’accès à un compte de messagerie

Chaque utilisateur, quel que soit son rôle, peut supprimer la délégation d’accès à une boîte de messagerie.

Pour supprimer cet accès, il suffit de cliquer sur la corbeille « ????️ » disponible dans la dernière colonne de la liste des boîtes fonctionnelles (Préférences, menu Comptes).

Lorsque vous validez la suppression de votre délégation, une notification automatique est transmise au propriétaire de cette boîte.

Point d’attention: Une boîte fonctionnelle doit être rattachée à un propriétaire. Si vous êtes l’unique propriétaire de cette boîte, la suppression n’est alors pas permise. Il convient au préalable de déléguer l’accès en tant que propriétaire à un autre membre. Les personnels de direction des établissements scolaires sont propriétaires par défaut de l’ensemble des boîtes fonctionnelles rattachées à leur établissement. S’ils suppriment leur délégation

Dès qu’une délégation est supprimée, l’utilisateur voit disparaître la boite fonctionnelle comme sous-dossier dans ses arborescences de classement des messages, contacts, calendriers et listes de tâches.

Désactiver la vue d’une boîte fonctionnelle.

Lorsque vous disposez d’une délégation sur une boîte fonctionnelle, elle apparait dans vos classements comme sous-dossiers de votre messagerie nominative.

 

 

Si vous êtes membre de nombreuses boîtes fonctionnelles, et si vous ne souhaitez pas voir apparaître celles-ci dans votre interface, il est possible de moduler leur affichage.

Dans l’onglet « Préférences », dans le menu « Comptes », accédez à la liste des boîtes fonctionnelles auxquelles vous avez accès. Le bouton Oeil « ????️ » vous permet d’afficher ou de cacher la boîte dans votre arborescence de classement:

• Oeil barré : la vue est arrivée
• Oeil non barré : la vue est cachée, la colonne « Chemin d’accès » mentionne « Masqué ».

Point d’attention : la désactivation de la vue du compte ne supprime pas la délégation. Vous restez membre de la boîte fonctionnelle.

Organiser la gestion de la boîte

Si vous êtes plusieurs membres à utiliser une boîte fonctionnelle, il convient de s’organiser pour s’assurer que chacun dispose des éléments nécessaires pour faciliter la gestion de cette boîte au quotidien. Ce chapitre liste les bonnes pratiques que nous vous conseillons de mettre en place.

En particulier, un message lu par un membre de la boîte apparaît lu pour l’ensemble des membres. Un message déplacé dans un dossier de classement apparaît dans ce dossier pour l’ensemble des membres. Une réponse à un message est archivée dans le dossier « Envoyés » et la réponse est accessible à tous les membres.

Les membres en lecture seule ne disposent que d’un droit de consultation. S’ils ouvrent un message non lu, celui-ci reste au statut « non lu », ils ne peuvent pas le déplacer, le supprimer ou y répondre.

Définir une identité commune

Par défaut, lors de l’ajout d’un membre à une boîte fonctionnelle, une identité correspondant à cette boîte lui est ajoutée.

 

 

Toutefois, malgré ces actions automatiques, il vous est possible de définir une identité pour vos boîtes fonctionnelles.

Dans l’onglet « Préférences », menu « Comptes », vous pouvez accéder à la liste de vos comptes et identités. Pour ajouter une identité liée à une boîte fonctionnelle, cliquez sur le bouton « Ajouter une identité ».

Voici les paramètres à compléter:

 

 

1. Donner un nom adéquat à votre identité afin de mieux la retrouver, si vous devez en gérer plusieurs. Ce nom sera affiché sur cette page ainsi que dans la liste de sélection de l’expéditeur lors de la rédaction d’un message, mais il ne sera pas envoyé avec votre message.
2. Préciser l’identité à utiliser, il s’agit d’un intitulé qui sera transmis dans vos messages. C’est à cette étape que vous spécifiez avec quelle adresse mail l’envoi de message est fait - sélectionnez la boîte fonctionnelle en question.
3. Cocher la case « Répondre à » et de même, préciser l’identité à afficher ainsi que l’adresse mail. Ce paramètre permettra aux personnes de répondre directement à la boîte fonctionnelle.
4. Cocher la case d’utilisation de l’identité « lorsque j’écris, que je réponds à un mail ou que je fais suivre un mail avec le ou les dossiers suivants : » et préciser l’adresse mail de la boîte fonctionnelle. Cela permettra de faciliter la sélection de cette identité pour l’utilisation de boîte fonctionnelle.

Point d’attention : hormis l’identité par défaut ajoutée automatiquement aux membres lors des délégations d’accès, les identités sont personnelles et ne sont pas synchronisées entre les membres. Si vous décidez de créer une identité supplémentaire commune à utiliser par tous les membres, chaque membre devra effectuer cette configuration.

Si une délégation est supprimée, l’identité sera également supprimée pour le membre en question.

Définir une signature commune

Il est possible de créer une signature qui sera alors utilisable pour une boîte fonctionnelle.

Les signatures ne sont cependant pas partagées automatiquement par les membres d’une boîte fonctionnelle. Il est nécessaire que chaque membre configure sa signature.

Dans l’onglet « Préférences » puis la rubrique « Signatures », le bouton « Nouvelle signature » vous permet de créer une nouvelle signature.

 

 

Pour valider la signature, utilisez le bouton « Enregistrer » disponible en haut de la page.

Définir des étiquettes communes (#tags)

Les étiquettes peuvent être utilisées pour identifier les messages d’une boîte fonctionnelle. Il apparaît nécessaire d’organiser la gestion de ces étiquettes : il faut définir le nom de chaque étiquette et la couleur associée à chacune.

Comme les signatures et les identités, les étiquettes ne sont pas synchronisées entre les membres d’une boîte fonctionnelle. Il est donc nécessaire que chaque membre qui souhaitent les utiliser les crée.

Pour créer une étiquette, utiliser le menu de création d’objets disponibles en haut à gauche de l’écran. Pour accéder au menu, utilisez la flèche descendante et sélectionnez « Tag (libellé) ».

Nommez l’étiquette, définissez sa couleur et validez votre saisie.

Définir des filtres de redirection

POINT D’ATTENTION : Les filtres sont actuellement non fonctionnels pour les boîtes fonctionnelles.

Dans l’onglet « Préférences » puis la rubrique « Filtres », vous pouvez sélectionner la boîte fonctionnelle dans le sélecteur de compte afin de gérer les filtres pour cette boîte.

 

 

Vous pouvez alors visualiser les filtres existants, les modifier, supprimer ou les appliquer. Vous pouvez également créer de nouveaux filtres.

Point d’attention : les filtres ne sont pas synchronisés entre les membres d’une boîte fonctionnelle.

Envoyer un message

L’organisation de la gestion du compte est définie et connue de tous. La boîte fonctionne peut désormais être utilisée par tous. Pour rédiger un message, vous utilisez le bouton « Nouveau message ».

La fenêtre de rédaction d’un nouveau message apparaît à l’écran. Dans le menu déroulant pour le choix de l’expéditeur, vous pouvez sélectionner l’identité correspondant à la boîte fonctionnelle.

 

 

Si vous avez défini une signature pour l’envoi de message avec cette boîte, sélectionnez cette signature en utilisant le menu « Options » disponible en haut de votre message.

Un message envoyé est archivé dans le dossier « Envoyé » de la boîte fonctionnelle. Un message envoyé par un membre peut être consulté par l’ensemble des membres dans ce dossier.

Si vous décidez d’enregistrer le message comme brouillon, celui-ci est placé dans le dossier « Brouillons » de votre compte nominatif.

Autres fonctionnalités

La gestion du carnet d’adresses, du calendrier ou des tâches reste identique à celle d’un compte nominatif.

Carnet d’adresses

La création de contacts, de groupes ou de dossiers de contacts est identique à la gestion du carnet d’adresses pour un compte nominatif. Les éléments propres à la boîte fonctionnelle sont ceux placés dans les dossiers et sous-dossiers de la boîte fonctionnelle. Ceux-ci apparaissent dans l’arborescence de classement.

Vous pouvez vérifier que le contact est bien placé dans le dossier de la boîte fonctionnelle via le champ « Endroit » sur la fiche d’un contact.

 

 

Propriétaires et membres peuvent créer des carnets d’adresses, des contacts, les modifier et les supprimer. Il est également possible de déplacer ces contacts dans un autre carnet d’adresses, que ce soit le carnet d’adresses personnel ou celui d’une autre boîte de messagerie fonctionnelle dont on est membre ou propriétaire.

Calendrier et tâches

La création de calendriers, de tâches ou de listes de tâches est identique à la gestion d’un compte nominatif. Les éléments propres à la boîte fonctionnelle sont ceux placés dans les dossiers et sous-dossiers de la boîte fonctionnelle. Ceux-ci apparaissent dans l’arborescence de classement.

Lors de la création d’un nouveau rendez-vous, vous pouvez sélectionner la boîte fonctionnelle comme expéditeur du message d’invitation. Vous pouvez également sélectionner un calendrier appartenant à la boîte fonctionnelle grâce au champ « Calendrier »

Propriétaires et membres peuvent créer des calendriers, de tâches ou de listes de tâches, les modifier et les supprimer. Il est également possible de déplacer ces éléments dans un autre dossiers, que ce soit sur le compte nominatif ou celui d’une autre boîte de messagerie fonctionnelle dont on est membre ou propriétaire.

Partage d’un élément

Seul le propriétaire est habilité à partager un élément de la boîte fonctionnelle.

Le propriétaire peut par exemple souhaiter partager le calendrier ou la liste des tâches. Il peut également souhaiter donner l’accès en lecture seule à un dossier de classement de messages à une tierce personne.

Le partage est différent de la délégation d’accès:

• La délégation d’accès permet à un membre d’avoir accès à l’ensemble des éléments du compte (messages, calendriers, contacts, tâches)
• Le partage permet d’affiner l’accès et les droits liés à cet accès en ne proposant de partager qu’un élément du compte.