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Publipostage

Le publipostage vous permet de créer un lot de documents personnalisés pour différents destinataires. Par exemple, vous pouvez personnaliser une lettre type afin de vous adresser à chaque destinataire par son nom. Une source de données (liste, feuille de calcul ou base de données) est associée au document.

Publipostage avec logo_icon_libre_office.png LibreOffice
Publipostage avec LibreOffice

Nous allons procéder à la configuration de vos publipostages sur la logo_icon_zimbra.png messagerie nationale Zimbra à l'aide de icon_libre_office.png LibreOffice. Cette fonctionnalité vous permettra d’envoyer un grand nombre d’e-mails en une seule fois, tout en personnalisant le contenu pour chaque destinataire. L'ensemble des étapes est obligatoire.

Je génère un mot de passe d'application sécurisé sur la logo_icon_zimbra.png messagerie nationale Zimbra

Je génère un mot de passe d'application sécurisé sur la messagerie nationale Zimbra
  • En haut à gauche, tapez dans la barre de recherche "Zimbra messagerie" et cliquez sur "icone ETNA.png Zimbra Messagerie".

zimbra_demarrrage.png

  • En haut à gauche, cliquez sur "Préférences"

imp2.png

  • À gauche, cliquez sur "icon_mdp.png Mots de passe sécurisés".

thund25.png

  • Cliquez sur "Connexion".

thund26.png

  • Connectez vous avec vos identifiants logo icone metice.pngMétice si nécessaire.

  • Cliquez sur "Créer un mot de passe d'application".

thund27.png

  • Une nouvelle fenêtre s'ouvre, nommez votre prochain mot de passe (ex : Publipostage).

  • Cliquez sur "OK".

pub22.png

  •  Une nouvelle fenêtre s'ouvre avec le mot de passe d'application. Cliquez sur "Copier".

thun29.png

  • Enregistrez soigneusement ce mot de passe, il ne pourra pas être récupéré plus tard.

Félicitations, votre mot de passe d'application a été correctement généré.

Exporter ses contacts sur la logo_icon_zimbra.png messagerie nationale Zimbra

Exporter ses contacts sur la messagerie nationale Zimbra
  • En haut à gauche, cliquez sur "Préférences".

imp2.png

  • À gauche, cliquez sur "icon export_import.png Importer/Exporter"

imp_import_export.png

  • Dans la catégorie "Exporter", cliquez sur "Tous les dossiers".

cal21.png

  • Une nouvelle fenêtre s'ouvre.

  • Sélectionnez le carnet d'adresses auquel vous souhaitez effectuer un publipostage.

car31.png

  • En bas à droite, cliquez sur "OK".

  • Sélectionnez "Contacts" puis "Contacts du compte".

pub1.png

  • Cliquez sur "Exporter".

pub2.png

  • Le fichier vient d'être téléchargé dans votre dossier "Téléchargement".

Paramétrer sa messagerie sur icon_libre_office.png LibreOffice

Paramétrer sa messagerie sur LibreOffice
  • Ouvrez l'application "icon_libre_office.png Libre Office".

  • Sélectionnez "'logo_icon_libre_office.png Document Writer".

  • Cliquez sur "Outils", puis sur "icon_paramètreOptions"

pub3.png

  • Une nouvelle fenêtre s'ouvre.

  • À gauche, dans la catégorie "LibreOffice Writer", cliquez sur "Courriel de publipostage".

pub4.png

  • Remplissez les informations comme :
    • Information de l'utilisateur
      • Votre nom : Choisissez le nom qui apparaitra lors de la réception des mails
      • Adresse courriel : prenom.nom@ac-reunion.fr
    • Serveur de courrier électronique sortant (SMTP uniquement)
      • Nom de serveur : smtp.education.gouv.fr
      • Port : 465

  • Cliquez sur "Authentification du serveur...".

 pub5.png

  • Une nouvelle fenêtre s'ouvre.

  • Cliquez sur "Le serveur de courriel sortant "SMTP" requiert une authentification".

  • Cliquez sur "Le serveur de courriel sortant "SMTP" requiert une authentification séparée".

  • Remplissez les informations comme :

pub6.png

  • Cliquez sur "OK".

  • Cliquez sur "Tester les paramètres".

pub7.png

  •  Une nouvelle fenêtre s'ouvre. 

  • Attendez de recevoir les deux lignes validées.

    pub8.png

  • En bas à droite, cliquez sur "Annuler".

  • En bas à droite, cliquez sur "OK".

publi.png

Importer les données de ses contacts sur icon_libre_office.png LibreOffice

Importer les données de ses contacts sur LibreOffice
  • Cliquez sur "Insertion", puis sur "Champ", puis sur "Autre champ".

pub9.png

  • Une nouvelle fenêtre s'ouvre.

  • En bas à droite, cliquez sur "Parcourir...".

pub10.png

  •  Sélectionnez votre fichier de contacts.

Le fichier de contacts ne doit pas avoir été modifié depuis son exportation sur logo-icon-zimbra.png Zimbra.

  • Une nouvelle fenêtre s'ouvre.

  • Remplissez les informations comme :
    • Séparateur de champ : ,
    • Séparateur de texte : "
    • Séparateur de décimales : .
    • Cochez "Texte avec en-têtes"

pub11.png

  • Cliquez sur "OK".

Écrire le contenu à envoyer 

Écrire le contenu à envoyer 
  • Sur le fichier "logo_icon_libre_office.png LibreOffice Writer", écrivez votre mail.

  • Pour insérez les données de vos contacts, cliquez sur "Insertion", puis sur "Champ", puis sur "Autre champ".

pub9.png

  • Une nouvelle fenêtre s'ouvre.

  • Cliquez sur les petits "+" à côté des dossiers ciblés jusqu'à avoir une liste de champs.

pub12.png

  • Cliquez sur le champ qui vous intéresse puis sur "Insérer". Le champ s'affiche sur votre document texte en surligné gris et entouré de crochets.

Les champs peuvent parfois être écrits en anglais. Voici une traduction générale : 
email = email
firstName = Prénom
lastName = Nom
fullName = Nom, Prénom

pub13.png

Effectuer l'envoi du publipostage

Effectuer l'envoi du publipostage
  • Cliquez sur "Outils", puis sur "Assistant Publipostage"

pub14.png

  • Une nouvelle fenêtre s'ouvre.

  • À gauche, cliquez sur "3. Sélectionner une liste d'adresses".

  • Cliquez sur "Sélectionner une liste d'adresses...".

pub15.png

  • Une nouvelle fenêtre s'ouvre.

  • Sélectionnez votre liste de contacts.

  • Cliquez sur "OK".

pub16.png

  • En bas à droite, cliquez sur "Terminer".

pub17.png

  •  Dans la barre d'outils, cliquez sur "Envoyer les courriels".

pub18.png

  •  Une nouvelle fenêtre s'ouvre.

  • Remplissez les informations comme : 
    • À : sélectionnez "email"
    • Sujet : définissez le sujet du mail
    • Envoyez comme : sélectionnez le rendu du fichier

Nous vous conseillons de sélectionner le format "Message HTML" afin de conserver l’ensemble des modifications (style de police, images, couleurs, ...). Choisissez "Document PDF" si vous souhaitez transmettre le message sous forme de document, ou "Texte OpenDocument" s’il s’agit d’un fichier à remplir.

pub19.png

  • En bas, cliquez sur "Envoyez les documents".

Visualisation du message reçu

Visualisation du message reçu
  • Rendu en format "Message HTML".

pub20.png

  • Rendu en format "Document PDF".

pub21.png

Publipostage avec image.png Word et icon_thunderbird_td_TDBDThunderbird

Publipostage avec Word et Thunderbird

Le publipostage avec image.pngWord est plus limité que celui de logo_icon_libre_office.pngLibreOffice, car il ne permet pas d’appliquer de mise en forme avancée (polices, tailles, couleurs, etc.) dans le mail. Pour garder la mise en page, vous êtes obligés d'envoyer votre mail en pièce jointe.

Mettre icon_thunderbird_td_TDBDThunderbird comme application par défaut

Mettre Thunderbird comme application par défaut
  • Ouvrez votre barre de recherche image.pngWindows.
  • Recherchez "application par défaut".

  • Cliquez sur "logo_par_defaut.png application par défaut"

tdbd3.png


  •  Dans "Rechercher des applications", inscrivez "Thunderbird".

  • Cliquez sur "icon_thunderbird_td_TDBDThunderbird".

pardefaut2.png

  • Sélectionnez "icon_thunderbird_td_TDBDThunderbird" dans chaque catégorie.

tdbd2.png


Exporter ses contacts sur la logo_icon_zimbra.png messagerie nationale Zimbra

Exporter ses contacts sur la messagerie nationale Zimbra
  • En haut à gauche, cliquez sur "Préférences".

imp2.png

  • À gauche, cliquez sur "icon export_import.png Importer/Exporter"

imp_import_export.png

  • Dans la catégorie "Exporter", cliquez sur "Tous les dossiers".

cal21.png

  • Une nouvelle fenêtre s'ouvre.

  • Sélectionnez le carnet d'adresses auquel vous souhaitez effectuer un publipostage.

car31.png

  • En bas à droite, cliquez sur "OK".

  • Sélectionnez "Contacts" puis "Contacts du compte".

pub1.png

  • Cliquez sur "Exporter".

pub2.png

  • Le fichier vient d'être téléchargé dans votre dossier "Téléchargement".

Importer les données de ses contacts sur image.png Word

Importer les données de ses contacts sur Word
  • Ouvrez l'application "image.png Word Document".

  • Dans la barre de menu, cliquez sur "Publipostage".

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  •  Cliquez sur "logo_icon_selection_destinataires.pngSélection des destinataires".

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  •  Cliquez sur "logo_icon_liste_existante.png Utiliser une liste existante".

publi4.png

  •  Sélectionnez votre fichier de contacts.

Écrire le contenu à envoyer 

Écrire le contenu à envoyer
  • Sur le fichier image.png Word, écrivez votre mail.

  • Pour insérez les données de vos contacts, cliquez sur "logo_icon_insétet_champ_fusion.png Insérer un champ de fusion" et sélectionnez le champ ciblé.

publi5.png

Les champs peuvent parfois être écrits en anglais. Voici une traduction générale : 
email = email
firstName = Prénom
lastName = Nom
fullName = Nom, Prénom

publi67.png

Effectuer l'envoi du publipostage

Effectuer l'envoi du publipostage
  • En haut à droite, cliquez sur "logo_icon_terminer_fusionner.png Terminer & fusionner"

publi7.png

  • Cliquez sur "logo_icon_terminer_fusionner.png Envoyer des courriers...".

publi8.png

  • Un nouvel onglet s'ouvre.

  • Remplissez les informations comme : 
    • À : email
    • Ligne Objet : Objet du mail
    • Format des messages : Texte brut (ou "pièce jointe" pour garder la mise en forme)

pardefaut9.png

  • En bas à droite, cliquez sur "OK".

 

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