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FAQ : Clef OTP 2D

Depuis le 14/12/2023, la console RC n'est plus disponible pour gérer l'attribution des clefs OTP au sein d'un établissement du second degré.

Pour cela il y a l'application OKEY, qui va permettre de pouvoir mettre à disposition une clef OTP pour un personnel du second degré.

Ce n'est plus le chef d'établissement qui choisi une clef et l'attribue à un personnel. Dans OKEY la démarche est inversée, c'est a celui qui a besoin d'une clef OTP d'en faire la demande dans OKEY en précisant son besoin. En faisant ainsi cela permet de responsabiliser le demandeur en lui demandant de signer une charte et de définir son code PIN.

Le support de la classe virtuelle OKEY   du 09/04/2024  se trouve   sur ce lien

Quel rôle pour le Chef d'établissement ?

Le chef d'établissement doit valider ou refuser les demandes de clefs de son personnel.

A chaque besoin de validation le chef d'établissement reçoit un mail pour l'inviter à se rendre sur OKEY pour apprécier la demande. Il peut également se rendre directement sur OKEY et vérifier les demandes en attentes depuis l'écran d'accueil de OKEY 

Que faire si l'établissement n'a plus de clef ?

Lorsqu'un personnel fait une demande de clef et qu'il n'y a plus de clef disponible en établissement, le chef d'établissement et le demandeur reçoivent un mail pour indiquer qu'il n'y a plus de clef. Que faire dans ce cas ?

Le chef d'établissement : Passer une nouvelle commande depuis OKEY

Le demandeur : Lorsqu'une clef sera de nouveau disponible il recevra un mail pour poursuivre sa démarche 

Dans le cas où vous auriez toujours des clefs disponibles dans votre établissement et que celles ci n'apparaissent pas dans OKEY. Veuillez faire un ticket Fil@os dans le produit 'Commande de clés OTP' en indiquant les numéros de série des clefs sui sont toujours en votre possession. Ceci permettra à l'équipe d'assistance de les rendre disponible dans oKEY.

Que faire si un personnel à perdu une clef OTP ?

Le chef d'établissement se rend sur OKEY, 

1/ clique sur 'gérer les clefs'

image.png

2/ Dans le tableau qui s'affiche, repère la clef et clique sur 'gérer la clef'

3/ Il choisi le motif 'clef perdue', met un commentaire et valide 

image.png

Cette action de déclarer une clef perdue aura pour effet de

  • Désallouer la clef
  • Permettre à la personne de faire une nouvelle demande de clef

Que faire si un personnel vient rendre une clef ?

La procédure est la même que celle précédemment,  sauf que le motif il faut choisir 'mettre en stock'  

Que faire si un personnel à perdu son code PIN ?

Veuillez suivre la procédure en suivante : Changer son code PIN

Que faire si un personnel n'arrive plus à utiliser sa clef ?

Cela n'est pas encore géré dans OKEY. Une demande d'assistance est nécessaire au travers d'un ticket Fil@os

Que faire si une clef est désynchronisée ?

Veuillez suivre la procédure en suivante : Clef désynchronisée

Résumé de la procédure d'attribution d'une clef.

1/ Dans un premier temps, la personne qui souhaite disposer d'une clef OTP (demandeur) se rend sur l'application OKEY pour faire une demande de clef. Plus de détails en suivant ce lien 

2/ Le chef de l'établissement ou adjoint reçoit alors une demande de validation. Ce dernier ce rend alors sur l'application OKEY, afin de valider (ou pas) la demande. Plus de détails en suivant ce lien 

3/ Le demandeur suit la procédure sur OKEY, notamment en signant la charte et en définissant son code PIN

4/ Lorsque la clef lui sera attribuée, un mail lui sera envoyé pour indiquer qu'il peut venir récupérer sa clef auprès du chef d'établissement

5/ La chef d'établissement lui remet sa clef en indiquant sur OKEY que la clef a été remise. Plus de détails en suivant ce lien