Publipostage

• Connectez vous sur Métice Rectorat.
  
  

• En haut à gauche, tapez dans la barre de recherche "messagerie" et cliquez sur " ETNA Messagerie".

• En haut à gauche, cliquez sur "Préférences".

• À gauche, cliquez sur " Mots de passe sécurisés".

• Cliquez sur "Connexion".

• Connectez vous avec vos identifiants Métice si nécessaire.
  
  
• Cliquez sur "Créer un mot de passe d'application".

• Une nouvelle fenêtre s'ouvre, nommez votre prochain mot de passe (ex : Publipostage).
  
  
• Cliquez sur "OK".

•  Une nouvelle fenêtre s'ouvre avec le mot de passe d'application. Cliquez sur "Copier".

• Enregistrez soigneusement ce mot de passe, il ne pourra pas être récupéré plus tard.

Félicitations, votre mot de passe d'application a été correctement généré.

• En haut à gauche, cliquez sur "Préférences".

• À gauche, cliquez sur " Importer/Exporter"

• Dans la catégorie "Exporter", cliquez sur "Tous les dossiers".

• Une nouvelle fenêtre s'ouvre.
  
  
• Sélectionnez le carnet d'adresses auquel vous souhaitez effectuer un publipostage.

• En bas à droite, cliquez sur "OK".
  
  
• Sélectionnez "Contacts" puis "Contacts du compte".

• Cliquez sur "Exporter".

• Le fichier vient d'être téléchargé dans votre dossier "Téléchargement".

• Ouvrez l'application " Libre Office".
  
  
• Sélectionnez "' Document Writer".
  
  
• Cliquez sur "Outils", puis sur "Options"

• Une nouvelle fenêtre s'ouvre.
  
  
• À gauche, dans la catégorie "LibreOffice Writer", cliquez sur "Courriel de publipostage".

• Remplissez les informations comme :
  • Information de l'utilisateur
    • Votre nom : Choisissez le nom qui apparaitra lors de la réception des mails
    • Adresse courriel : prenom.nom@ac-reunion.fr
  • Serveur de courrier électronique sortant (SMTP uniquement)
    • Nom de serveur : smtp.education.gouv.fr
    • Port : 465
      
      
• Cliquez sur "Authentification du serveur...".

• Une nouvelle fenêtre s'ouvre.
  
  
• Cliquez sur "Le serveur de courriel sortant "SMTP" requiert une authentification".
  
  
• Cliquez sur "Le serveur de courriel sortant "SMTP" requiert une authentification séparée".
  
  
• Remplissez les informations comme :
  • Nom d'utilisateur : prenom.nom@ac-reunion.fr
  • Mot de passe : mot de passe d'application généré plus tôt

• Cliquez sur "OK".
  
  
• Cliquez sur "Tester les paramètres".

•  Une nouvelle fenêtre s'ouvre. 
  
  
• Attendez de recevoir les deux lignes validées.

  

• En bas à droite, cliquez sur "Annuler".
  
  
• Cliquez sur "OK".

• Cliquez sur "Insertion", puis sur "Champ", puis sur "Autre champ".

• Une nouvelle fenêtre s'ouvre.
  
  
• En bas à droite, cliquez sur "Parcourir...".

•  Sélectionnez votre fichier de contacts.
  
  
• Une nouvelle fenêtre s'ouvre.
  
  
• Remplissez les informations comme :
  • Séparateur de champ : ,
  • Séparateur de texte : "
  • Séparateur de décimales : .
  • Cochez "Texte avec en-têtes"
    

• Cliquez sur "OK".

• Sur le fichier " LibreOffice Writer", écrivez votre mail.
  
  
• Pour insérez les données de vos contacts, cliquez sur "Insertion", puis sur "Champ", puis sur "Autre champ".

• Une nouvelle fenêtre s'ouvre.
  
  
• Cliquez sur les petits "+" à côté des dossiers ciblés jusqu'à avoir une liste de champs.

• Cliquez sur le champ qui vous intéresse puis sur "Insérer". Le champ s'affiche sur votre document texte en surligné gris et entouré de crochets.

Les champs peuvent parfois être écrits en anglais. Voici une traduction générale : 
email = email
firstName = Prénom
lastName = Nom
fullName = Nom, Prénom

• Cliquez sur "Outils", puis sur "Assistant Publipostage"

• Une nouvelle fenêtre s'ouvre.
  
  
• À gauche, cliquez sur "3. Sélectionner une liste d'adresses".
  
  
• Cliquez sur "Sélectionner une liste d'adresses...".

• Une nouvelle fenêtre s'ouvre.
  
  
• Sélectionnez votre liste de contacts.
  
  
• Cliquez sur "OK".
  

• En bas à droite, cliquez sur "Terminer".

•  Dans la barre d'outils, cliquez sur "Envoyer les courriels".

•  Une nouvelle fenêtre s'ouvre.
  
  
• Remplissez les informations comme : 
  • À : sélectionnez "email"
  • Sujet : définissez le sujet du mail
  • Envoyez comme : sélectionnez le rendu du fichier
    

Nous vous conseillons de sélectionner le format "Message HTML" afin de conserver l’ensemble des modifications (style de police, images, couleurs, ...). Choisissez "Document PDF" si vous souhaitez transmettre le message sous forme de document, ou "Texte OpenDocument" s’il s’agit d’un fichier à remplir.

• En bas, cliquez sur "Envoyez les documents".
  

• Rendu en format "Message HTML".
  

• Rendu en format "Document PDF".

Afin d'éviter toutes formes d'usurpation de compte, une limite d'envoi de messages est appliquée pour chaque utilisateur. Pour le décompte, on compte le nombre de destinataires pour chaque mail. Ainsi : 

• 100 mails envoyés à 1 personne : on compte 100 destinataires
• 1 mail envoyé à 100 personnes : on compte 100 destinataires

Le décompte de messages active des seuils réparties en 3 catégories différentes : 

Il existe une variable supplémentaire dans le décompte. Il se fait par adresse IP et par émetteur.

SEUILS DE TOLÉRANCE SELON L'ADRESSE IP

SEUILS DE TOLÉRANCE SELON L'ÉMETTEUR

SEUILS DE TOLÉRANCE SELON L'HEURE

Les seuils sont différents selon si l'envoi du mail s'effectue en dehors des horaires du bureau défini entre 7h et 20h. Voici les spécificités selon si le message est envoyé : 

• En semaine DANS les horaires du bureau : coefficient normal
• En semaine EN DEHORS des horaires du bureau : tolérance divisée par 4
• En week-end DANS les horaires du bureau : tolérance divisée par 2
• En week-end EN DEHORS des horaires du bureau : tolérance divisée par 4

Exemple : MAX sur 60 minutes = 8000 destinataires, mais réduit à 2000 en dehors des horaires du bureau.

SEUILS DE TOLÉRANCE SELON LE PUBLIC

Les seuils peuvent être augmentés selon le profilage des expéditeurs comme : 

• L'expéditeur est un chef d'établissement :  tolérance multipliée par 2
• Messages depuis l'IP d'un établissement scolaire : tolérance multipliée par 4
• Messages transmis par l'intermédiaire d'une liste de diffusion : aucune restriction 

Exemple : MAX sur 60 minutes = 8000 destinataires, mais augmenté pour la secrétaire du collège Golden Eye à 32000 messages.

Le fichier fourni au national permettant de catégoriser certains éléments afin d'augmenter le seuil par défaut est situé : S:\dsi1\messagerie\ETNA\splitProxy